Подготовка личного дела для сдачи в архив

Подготовка личного дела для сдачи в архив

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации


Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Этот этап условно можно разделить на несколько стадий: формирование дел в службе кадров; экспертиза ценности дел службы кадров; оформление дел в службе кадров; описание и уничтожение дел в службе кадров; обеспечение сохранности дел; передача дел в организации.

Порядок подготовки дел для сдачи в архив


Порядок подготовки дел для сдачи в Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению.

Подготовка личного дела к сдаче в архив


Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Рекомендуем прочесть:  Продажа земли в промзоне

При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.



Подготовка личного дела к сдаче в Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в в соответствии с НД. Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.

Трудовой стаж- это продолжительность трудовой или общественной деятельности, которая исчисляется в установленном порядке.


Архив документов


документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года.

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив


  1. — карандаш;
  2. — опись;
  3. — все документы;
  4. — сдаточная опись.
  5. — папка;
Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству
Отдельным большим участком работы являются вопросы подготовки дел к сдаче в организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии: формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.


Подготовка документов к сдаче в архив


1) Порядок оформления дел перед сдачей в архив 2) Составление и оформление описи дел 3) Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению 4) Порядок передачи дел в 1) Правилами подготовки документов к сдаче в предусмотрено полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Подготовка личного дела к сдаче в Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают. Трудовой стаж- это продолжительность трудовой или общественной деятельности, которая исчисляется в установленном порядке.