При развитии компании (бизнеса) может возникнуть необходимость в создании нового отдела финансовой службы. Потребность в нем может быть вызвана факторами, которые условно можно разделить на экстенсивные и интенсивные.

Чтобы рассчитать затраты на создание нового отдела финансовой службы, нужно:

1) продумать, какие функции (операции) потребуется выполнять дополнительно, какие результаты нужно обеспечить (формирование отчетов, обработку определенного объема документов и др.);

2) определить количество сотрудников, которые смогут своевременно и качественно справляться с работой. Подход к расчету зависит от того, выполняются ли аналогичные операции в компании или речь о совершенно новых для нее задачах. В первом случае количество новых сотрудников можно определить исходя из общей трудоемкости дополнительных работ. Чтобы оценить ее, нужно установить, сколько времени тратят сотрудники действующей финансовой службы на выполнение таких же задач (подробнее о том, как разработать нормативы временных затрат для сотрудников финансовой службы, см. , об анализе производительности их труда см. ). Может оказаться, что трудоемкость дополнительных работ не слишком высока и есть возможность поручить их выполнение действующим сотрудникам. Разумеется, если они не перегружены своими текущими обязанностями и им не приходится регулярно задерживаться на работе для их своевременного исполнения (к примеру, если соотношение загрузки и свободного времени составляет 80% к 20%).

Для расчета количества дополнительных сотрудников можно также использовать упрощенный подход, основанный на экспертной оценке и применении какого-либо важного для предприятия критерия, например, выручки. Предположим, если выручка в филиале составляет 100 тыс. руб. – для бухгалтерского (управленческого) учета потребуется один сотрудник, если от 200 тыс. до 250 тыс. руб. – два сотрудника и т. д. (рост документооборота пропорционален увеличению выручки).

Регистрация обособленного подразделения в 2019 году - пошаговая инструкция, изложенная ниже, поможет провести данную процедуру, если возникнет такая необходимость. Также из статьи вы узнаете, какие виды обособленных подразделений существуют, как они ставятся на учет в налоговой и как решаются организационные вопросы, связанные с работой филиалов и представительств.

Какими законами регулируется создание обособленных подразделений

Расширение границ деятельности предприятия ведет к неизбежности учреждения и регистрации обособленных подразделений (в том числе представительств или филиалов), которые будут действовать в интересах компании в том же либо другом городе, а то и вовсе в другом регионе страны. Базовыми нормами, определяющими, как создать обособленное подразделение ООО, служат статьи 83 НК РФ и 55 ГК РФ.

Виды обособленных подразделений существуют следующие:

1. Филиал. Это подразделение, которое находится вне места нахождения основной компании и выполняет все его функции, в том числе представительские.
2. Представительство. Это подразделение, находящееся вне места нахождения фирмы и созданное только для представления и защиты интересов фирмы.
3. Прочие обособленные подразделения, которые не выполняют функций филиалов и представительств, т. к. созданы с иной целью. Например, они могут потребоваться для размещения в них сотрудников, работающих обособленно от основного офиса.

Пункты 3 и 4 статьи 83 НК РФ уточняют, что постановка на фискальный учет отдельного подразделения выполняется по нормам ГК и НК РФ тогда, когда учреждается филиал или представительство. Если же компания организует подразделение, не наделенное представительскими функциями, его создание возможно в упрощенном порядке, без внесения корректив в устав и ЕГРЮЛ.

ГК и НК РФ предусмотрено 2 процедуры открытия обособленных подразделений: для филиалов (представительств) и иных размещенных обособленно от компании отделений. Различия в процедуре их создания рассмотрим ниже.

Постановка отдельного подразделения на учет в налоговой инспекции

В пункте 2 статьи 11 НК РФ дается расшифровка термина «обособленное подразделение» с точки зрения налогового законодательства. Для признания подразделения таковым необходимо наличие следующих условий:

1. В нем имеется хотя бы 1 стационарное рабочее место, созданное на срок более месяца.
2. Подразделение находится вне места нахождения основной организации. При этом неважно, находится ли оно в другом населенном пункте или регионе.

Для признания обособленного подразделения таковым не имеют значения факт отражения его существования в учредительных документах и цели деятельности. На практике именно таким образом действуют отдельные производства, склады, офисы и т. п.

Для справки: подразделения юридически неразрывно связаны с компанией, то есть не обладают статусом юридического лица, не имеют печати, собственных банковских счетов, отдельного бухгалтерского баланса, кадровой службы и т. д.

Нужно ли открывать обособленное подразделение в одном городе?

С точки зрения пункта 2 статьи 11 НК РФ обособленным подразделением будет признаваться любое рабочее место вне самой компании. Если при этом оно находится в одном городе с головной компанией (на территории той же налоговой инспекции), его регистрации в качестве обособленного подразделения в ИФНС, исходя из положений пункта 1 статьи 83 НК РФ, не требуется.

Как зарегистрировать обособленное подразделение

Регистрация обособленного подразделения, не обладающего статусом филиала либо представительства, производится по правилам пункта 2 статьи 23 НК РФ. Организация должна встать на учет в ИФНС по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Для этого ей необходимо отправить в налоговую сообщение по форме № С-09-3-1 (утверждена приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@).

Сообщение по форме № С-09-3-1 направляется в ИФНС по месту регистрации самой компании, а не по месту расположения вновь созданного подразделения.

Состоит форма из 2 листов. На первом из них указываются сведения о самой организации, на втором — сведения о подразделении.

Срок регистрации обособленного подразделения для создавшей его компании составляет 1 месяц после его появления. Налоговая инспекция, в свою очередь, должна его зарегистрировать в течение 5 дней с момента получения сообщения от организации.

Регистрация филиалов и представительств в ИФНС - пошаговая процедура

В отличие от прочих подразделений филиалы либо представительства организации наделяются целым рядом специальных правомочий, перечисленных в статье 55 ГК РФ. Они не являются самостоятельными юридическими лицами, но имеют право на собственную печать, счета в банке, заключение сделок от имени основной компании, представление ее интересов в судах и т. д.

Согласно пункту 33 Положения, введенного в действие приказом Минфина РФ «Об утверждении...» от 29.07.1998 № 34н, филиалы и представительства компании имеют право даже на собственный бухгалтерский баланс.

При создании таких обособленных подразделений компании потребуется:

Не знаете свои права?

1. Принять решение и издать приказ.
2. Разработать и утвердить положение о филиале или представительстве.
3. Внести изменения в учредительные документы.
4. Внести изменения в ЕГРЮЛ.
5. Зарегистрировать филиал или представительство в ИФНС.
6. Разрешить организационные вопросы (назначить руководителя, главбуха, определиться с порядком ведением бухучета и т. д.).

Принятие решения о создании филиала или представительства

Принять решение об открытии подразделения вправе только руководящий орган компании. В ООО такими полномочиями обладает общее собрание участников либо единственный участник. Юридическая фиксация решения в первом случае производится в протоколе общего собрания, единственный же участник издает и подписывает соответствующее решение самостоятельно.

В протоколе или решении следует прописать:

• название филиала;
• его местонахождение;
• сроки создания и регистрации.

Сведения о филиале или представительстве, согласно пункту 3 статьи 83 НК РФ, должны быть отражены в ЕГРЮЛ и уставе организации. Соответственно, общему собранию участников либо единственному участнику также следует утвердить новую редакцию устава или приложение к нему с вносимыми изменениями с учетом будущей деятельности обособленного подразделения.

Издание приказа

Приказ об образовании филиала издается руководителем организации. Правовым основанием для этого служит решение о создании филиала.

В приказе следует обозначить:

• название подразделения;
• причину и документ, на основании которого подразделение создается;
• адрес филиала или представительства;
• сроки постановки на учет в налоговой инспекции;
• данные руководителя, который в последующем будет заниматься вопросами регистрации и действовать от имени компании по доверенности.

Также приказом должно быть утверждено положение о новом подразделении. В данном документе обычно отражаются такие вопросы, как пределы правоспособности филиала и представительства, его организационная структура, цели, задачи, функции и иные имеющие значение вопросы.

На практике возможны ситуации, когда в уставе ООО полномочия по утверждению положений о филиалах отнесены к компетенции общего собрания. В таком случае положение должно утверждаться не приказом директора ООО, а общим собранием участников или единственным участником.

Внесение изменений в устав, форма Р13002 (Р13001)

Внесенные в учредительные документы (устав) изменения, согласно пункту 1 статьи 17 закона «О государственной...» от 08.08.2001 № 19-ФЗ, должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции. Для этого компании необходимо в течение 3 дней с момента принятия соответствующего решения (пункт 5 статьи 5 ФЗ № 129) подать в ИФНС по месту регистрации головной компании следующие документы:

• заявление по форме Р13002 (утверждена приказом ФНС РФ «Об утверждении...» от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@). Форма включает в себя 2 листа: А и Б. На листе А необходимо указать сведения о филиале, на листе Б — сведения о заявителе.
• решение или выписку из протокола собрания участников о создании филиала;
• новую редакцию устава либо приложение с внесенными изменениями;
• квитанцию об уплате пошлины (размер пошлины, согласно пункту 1 статьи 333.33 НК РФ, составляет 800 руб.).

Для добавления в устав ООО сведений о филиале предусмотрена отдельная форма — Р13002, однако если помимо данных об обособленном подразделении в устав вносятся и другие изменения, то заполнять и подавать в ИФНС нужно Р13001.

Подать документы можно несколькими способами:

• непосредственно инспектору ИФНС;
• по почте;
• через нотариуса;
• через МФЦ;
• через электронный сервис подачи документов.

В том случае, если в инспекцию документы попадают в электронном виде либо их пересылает МФЦ или нотариус, пошлина не взимается. На регистрацию изменений ИФНС отводится 5 дней — по их истечении заявителю направляется экземпляр устава с печатью налоговой службы и лист записи ЕГРЮЛ.

Специфика регистрации обособленного подразделения в 2019 году, нужна ли форма Р14001

В 2019 году для внесения сведений в ЕГРЮЛ в связи с изменением устава организации подавать отдельное заявление не нужно — корректировки будут произведены на основании поданной формы Р13002 или Р13001. Форма Р14001, применяемая для внесения изменений в ЕГРЮЛ, не связанных с корректировкой устава, в этом случае не нужна.

Постановка на налоговый учет филиала и представительства

Обязанность по направлению документов для постановки на учет в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения возложена не на компанию, а на налоговую инспекцию по месту ее регистрации. ИФНС, получившая заявление о внесении сведений о филиале в ЕГРЮЛ (форму Р13001 или Р13002), на следующий день после их проверки должна по электронной связи направить ее налоговикам по месту нахождения филиала.

Таким образом, постановка на учет филиала будет произведена на основании данных ЕГРЮЛ автоматически. О данном факте налоговая инспекция должна в течение 5 дней уведомить заказным письмом компанию, открывшую филиал. Данный срок будет считаться со дня получения по каналам информационного сообщения данных ЕГРЮЛ от налоговиков, принявших заявление по форме Р13001 или Р13002.

Решение организационных вопросов, назначение руководства, набор в штат

Первый вопрос, который должен быть рассмотрен организацией при открытии филиала или представительства, — ведение самостоятельного бухгалтерского баланса и наличие отдельных банковских счетов. В случае если открыть обособленное подразделение необходимо именно с такими полномочиями, в первую очередь необходимо определиться с руководителем филиала и его главным бухгалтером, которые в основном и будут в дальнейшем осуществлять все организационные мероприятия на основании выданной доверенности.

В том же случае, если филиал или представительство не будет самостоятельно осуществлять эти правомочия, алгоритм решения организационных вопросов выглядит следующим образом:

1. Подбор и аренда (покупка) помещения и прочего имущества, необходимого для выполнения возложенных задач.
2. Назначение руководителя, определение его полномочий. Бухгалтер при этом не нужен, поскольку все имущество будет на балансе самой компании.
3. Подбор персонала на месте или перевод его из основной компании. Все процедуры оформления документов должны выполняться кадровой службой основной компании.

Итак, нормы НК РФ довольно подробно определяют процедуру открытия филиалов, представительств и т. п. При этом предполагается 2 механизма функционирования и регистрации обособленных подразделений в ИФНС. Филиалы и представительства во многом более самостоятельны (могут иметь своего бухгалтера, отдельный баланс, счета, кадровую службу, директора, печать), что удобно при значительном их удалении от основной компании, но требуют корректировки сведений в ЕГРЮЛ и пр. Прочие же подразделения получают сильно ограниченные юридические возможности ведения самостоятельной хозяйственной деятельности, однако могут быть зарегистрированы путем подачи письменного сообщения.

Добрый день! В филиале иностранной компании создается подразделение, отдел, для этого вводятся новые должности. Создается группа для решения задач, стоящих перед этим подразделением и для этого принимаются работники на новые должности. Какие документы необходимо оформить, где прописать, в каком документе, что создается определённое подразделение в филиале, есть ли у вас формы таких документов? Спасибо!

Ответ

Структура организации устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых организацией, направленности и интенсивности, сложившихся в организации информационных и документационных потоков, и с учётом ее организационных и материальных возможностей.

По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названия подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию. Следовательно, отделам может быть присвоено любое наименование, установленное локальными нормативными актами. В данном вопросе следует руководствоваться принципом разумности и целесообразности. Название конкретного отдела следует подбирать исходя из специфики деятельности организации и тех задач, которые стоят перед отделом.

Порядок оформления нового структурного подразделения во многом зависит от действующей в Вашей организации системы локальных нормативных актов, других внутренних документов и сложившейся практики, которая может отразиться и в регламенте создания внутренних структурных подразделений. Решение о создании нового структурного подразделения, как правило, оформляется приказом. Содержание приказа во многом зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения при создании нового структурного подразделения.

Таким образом, Вам необходимо:

1. Оформить приказ о создании нового структурного подразделения (образец см. ниже).

2. Внести изменения в организационную структуру .

Во многих организациях утверждается организационная структура как один из внутренних документов. Как правило, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений, ключевых топ-менеджеров. Создание нового структурного подразделения в этом случае требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура. То есть, организационная структура может утверждаться:

Единоличным исполнительным органом -руководителем организации (т.е. грифом "Утверждаю" на организационной структуре);

Специально издаваемым документом (т.е. приказом об утверждении организационной структуры).

Изменения в организационную структуру вносятся аналогичным образом.

3. Внести изменения в штатное расписание .

Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры. Следовательно, создание нового структурного подразделения повлечет последующий набор персонала, для чего необходимо внести изменения в штатное расписание.

Внести изменения можно двумя способами:

• издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец см. ниже);
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом (образец см. ниже).

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. Порядок внесения изменений представлен ниже по тексту.

4. Разработать Положение о структурном подразделении .

Место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и другие вопросы, связанные с его функционированием, традиционно отражаются в положении о структурном подразделении. Оно не является обязательным в силу действующего законодательства. Тем не менее его роль трудно переоценить.

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации. Желательно, чтобы проект положения разрабатывал руководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться. Таким образом, можно будет четко зафиксировать ожидания руководства от его введения в организационную структуру.

5. Разработать и утвердить должностные инструкции работников структурного подразделения

Разработка и утверждение должностных инструкций работников созданного структурного подразделения осуществляется в порядке, аналогичном разработке проекта и утверждения положения о структурном подразделении. Необходимо отметить, что ТК РФ не обязывает работодателя иметь должностные инструкции для работников. Тем не менее, их разработка, утверждение в установленном порядке и ознакомление с ними работников - в интересах работодателя. Ведь инструкции позволяют изначально минимизировать возможные конфликты между работниками и работодателями, связанные с тем, что точка зрения руководителя на определение обязанностей подчиненного может "разойтись" с точкой зрения работодателя. Кроме того, должностная инструкция дисциплинирует как работника, так и его руководителя.

После последовательного осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в созданное структурное подразделение.

Образец приказа о создании нового структурного подразделения

ПРИКАЗ № 2

О СОЗДАНИИ ОТДЕЛА ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

г. Москва 01.02.2012

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать отдел внедрения новых технологий.

2. Назначить начальником отдела внедрения новых технологий Минченко С.Т.

3. Кадровой службе ООО "Техстройсервис" подготовить следующие документы:

– внести изменения в организационную структуру;

– внести изменения в штатное расписание;

– разработать Положение об отделе внедрения новых технологий совместно с Минченко С.Т.;

– разработать и утвердить должностные инструкции работников отдела внедрения новых технологий совместно с Минченко С.Т..

4. Юридической службе ООО "Техстройсервис" обеспечить соответствие Положения об отделе внедрения новых технологий и должностных инструкций сотрудников создаваемого отдела требованиям российского законодательства. Ответственный - Зимко У.Ю.

5. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников отдела внедрения новых технологий требованиям по охране труда. Ответственный - Шурочкина А.Я.

Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых

С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.

Должность	Фамилия, инициалы
Инспектор отдела кадров	Крюков Р.А.
Начальник отдела внедрения новых технологий	Минченко С.Т.	Минченко
Начальник юридической службы	Зимко У.Ю.
Начальник отдела по охране труда	Шурочкина А.Я.	Шурочкина
Секретарь	Воронина О.Л.	Воронина

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как составить штатное расписание

Назначение штатного расписания

Обязанность составлять штатное расписание

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

С 1 января 2013 года в связи с принятием применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют . Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и .

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются .

Составление штатного расписания

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, (), организационные или технологические изменения () и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ или сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника ( Правил, утвержденных ).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание ( указаний, утвержденных ). Внести изменения можно двумя способами:

• издать ;
• оформить в новой редакции и утвердить его соответствующим .

Обязанность по составлению установлена только для государственных органов (). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ().

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать ;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как или как . Аналогичные разъяснения содержатся в .

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

В разделе «Общие положения» укажите:

• название должности в строгом соответствии со ;
• требования, предъявляемые к сотрудника;
• непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать , утвержденный , и , утвержденный . В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( , ТК РФ).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России