Рис. 3. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 5. Бланк акта с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Бланк справки структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Бланк справки структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Бланк справки структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

бланк документа;

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа;

классификация бланков документов;

размеры полей;

формат бланка документа;

реквизит документа;

реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";

реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";

реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";

реквизит "08 - наименование организации";

реквизит "10 - наименование вида документа ";

реквизит "11 - дата документа";

реквизит "12 - регистрационный номер документа";

реквизит "14 – место составления или издания документа";

реквизит "18 - заголовок к тексту";

реквизит "19 - отметка о контроле".

Бланк организации

На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.

Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5).

Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Бланк структурного подразделения

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. 1

На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения

Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать, читайте в статье.

Материалы по теме:

В каких случаях нужно использовать общий бланк письма

Деловая переписка - неотъемлемая частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами. Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем. Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно фирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка.

На законодательном уровне не существует определения "общий бланк организации". Есть ряд требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов.

ГОСТ	Состав требований
Бумага и изделия из бумаги	Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Бумага писчая цветная	Стандартом устанавливаются требования к качеству и цвету бумаги, используемой в делопроизводстве: обычно это белая бумага или бумага светлых тонов.
	Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы свыше 10 лет сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Согласно ГОСТу реквизиты общего бланка организации могут быть такими:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);
• 04 - код организации;
• 06 - наименование организации (автора документа);
• 12 - место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 - дата и 10 - регистраци­онный номер документа.

Общий бланк организации: образец по ГОСТу

Как составить бланк

Как сделать бланк организации

Расположение реквизитов вашей компании на фирменном бланке может быть продольным или угловым. Традиционно более распространенным является угловое расположение. Продольное используется в случае, если у вашей фирмы длинное название или вы хотите дать информацию о компании на двух языках. Например, слева будут реквизиты на русском, а справа на национальном языке автономной республики в составе РФ. И в случае продольного, и в случае углового расположения реквизитов, их информационное наполнение остается одинаковым.

Общий бланк организации: образец с продольным расположением реквизитов

Бланк с угловым расположением реквизитов

Скачать образцы бланков

Поля в письме нужны не только "для красоты". Особо важные письма распечатываются и подшиваются для хранения, и поля нужны для этого. Если текст сообщения не умещается на одной странице, используйте второй лист, но при этом обратите внимание, что он уже не должен содержать заголовочной части («шапки») фирменного бланка.

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman. Два разных шрифта в шапке бланка лучше не использовать. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Запрещено выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами - это также не красиво, как кричать во время беседы.

Пошаговое создание «шапки» фирменного бланка

Шаг 1. Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов- моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах есть сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определите сами по схеме: если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2. Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3. Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4. Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Формат даты должен быть цифровым: 01.08.2019;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
4. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование".
5. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
6. Использовать государственную символику имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец бланка организации

Официальные документы, как правило, создаются на блан-ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведен-ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор-ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку-мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два фор-мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз-меров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны-ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за-висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова-нии организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе-мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма.

В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую-щие реквизиты:

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи-вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви-зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку-мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче-ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо-жением реквизитов.

Общий бланк .

В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-ния);

04 код организации;

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от-меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци-онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа . Если общий бланк дополнить наимено-ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет-ных видов документов целесообразно создавать, если в организа-ции применяется большое количество документов этих видов (на-пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках . В организациях субъектов Россий-ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче-стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на-циональном, на одном уровне, используя продольное располо-жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа-ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та-ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска-жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле-нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков).

При поступлении бланков в журнале записывают:

Наименование вида бланка;

Дату поступления;

Номер сопроводительного документа;

Наименование предприятия-изготовителя;

Серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

Наименование вида бланка;

Количество экземпляров;

Серию и номера бланков;

Наименование структурного подразделения;

Фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

Расписку в получении;

Примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае-мых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна-ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап-паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж-ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме-щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав-тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот-рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло-щадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают-ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло-щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво-бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен-тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет-ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме-щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от-метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго-товлении бланков.

Не допускается:

Размещение на бланке только сокращенного наименова-ния организации — автора документа, отсутствие сведе-ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

Составление бланка на двух языках, но с различной ин-формацией об организации — авторе;

- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

Размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст-венной регистрации;

Произвольного расположения реквизитов бланка, не соот-ветствующих требованиям государственного стандарта;

Размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен-ные» украшения);

Размещение реквизитов на бланках российских организа-ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на-рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Унифицированная система документации

УСОРД - характеристика, назначение и состав системы

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления).

9. ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3. Введен впервые.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

10. Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации - авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланк документа, виды бланков, состав реквизитов бланка

Бланк документа – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание. Бланки бывают:

1) Общий. Реквизиты общего бланка:

c) - Эмблема организации;

e) - Место, отметка для наименования вида документа;

f) - Отметка для даты;

g) - Отметка для регистрационного номера документа;

h) - Место составления документа (наименование города).

2) Бланк письма. Реквизиты бланка письма:

a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);

b) - Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование);

c) - Эмблема организации;

e) - Справочные данные об организации (адрес (улица, дом, город, индекс – в таком порядке), электронная почта, сайт, телефон, факс и т.д.);

f) - Код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

g) - ОГРН (основной государственный номер юридического лица, закон 2000 года);

h) - ИНН/КПП (код первичной постановки на учет);

i) - Отметка для регистрационного номера и даты;

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным или угловым. Обычно бланк письма делают с угловым расположением реквизитов.

v Бланки организации

v Бланки структурных подразделений

v Бланки должностных лиц

v Бланки филиалов или представительств.

10. Характеристика реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

11. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30–2003)

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:

· «Резолюция»;

· «Отметка о контроле»;

· «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

· «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .

Виды бланков.

Требования к бланкам документов.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

1. типографский;

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – для самостоятельных структурных подразделений в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для внесения наименования вида документа;

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. код организации;

3. ОГРН; эти реквизиты как правило указывают в справочных данных

4. ИНН\КПП;

6. справочные данные об организации;

7. ограничительные линии для даты и регистрационного номера;

9. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты и номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, гриф утверждения, текст документа.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации - автора документа наименования структурного подразделения.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. На бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. (образцы смотрим в ГОСТ Р 6.30-2003)

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.