На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

П рактически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

• проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
• быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна - обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга - руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение,
• срок исполнения,
• конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения - уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

Свернуть Показать

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором , создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом .

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения - привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Пример 2

Свернуть Показать

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас . По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю - автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:

• вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);
• в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;
• еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel - поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. Пример 3.

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение , должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соотвествует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

«Контролем исполнения поручений по существу» обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку» выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно - это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

• сам исполнитель либо
• подчиненный ему секретарь,
• сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

• отдельного должностного лица-исполнителя;
• конкретного подразделения или
• организации в целом;
• поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в Примере 5 и во мнении Е. Каменевой на стр. 40-41.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное - четко знать, что именно нужно получить на выходе.

Мнение

ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ
РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Свернуть Показать

Екатерина Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»:

Могу порекомендовать следующую форму отчетности по исполнительской дисциплине. В ней хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также очень полезна детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных.

Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.

Существует два типа контроля за исполнением документов:

1) контроль по существу решения вопроса,

2) контроль за сроками исполнения.

Очень часто в организации ограничиваются одним типом контроля, например контролем за сроками исполнения документов или за правильностью принятия решения, т.е. контроль осуществляется не на протяжении всего управленческого процесса, а только на заключительном его этапе. Организация может достичь желаемых результатов только при использовании всех видов контроля в совокупности.

1) Контроль исполнения документа по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен затронутый в нем вопрос. Такой контроль осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п. Руководители всех рангов осуществляют контроль в полном объеме своих полномочий, проверяя, как правило, общее состояние работы, качество ее исполнения, суть решаемых управленческих задач, опираясь при этом на специалистов своего аппарата.

Специалисты аппарата управления несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений. Взаимоотношения исполнителей и руководителя могут быть и более сложными, например, руководитель структурного подразделения может быть исполнителем по отношению к руководству организации и контролером по отношению к специалистам своего подразделения.

2) Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в службе ДОУ и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов. Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.

Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:

· запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;

· корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;

· информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;

· напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

· фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

· анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Под заданием или поручением понимается конкретное и законченное по смыслу предписание, мероприятие, указанное в тексте (пункте, подпункте, параграфе) документа, адресованное конкретному исполнителю (исполнителям) и имеющее срок исполнения. Задание (поручение) является также составной частью резолюции, которую руководитель пишет на документе.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены на документы, контроль исполнения которых необязателен, и документы, подлежащие контролю исполнения.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы документационного обеспечения управления с участием юридической службы организации. В перечень документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и/или выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы:

· все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжениях;

· все постановления и распоряжения Правительства РФ;

· все служебные документы по линии руководства ведомства (субъекта федерации);

· запросы депутатов;

· распорядительные документы организации;

· решения коллегиальных органов управления;

· представление докладов, предложений, заключений;

· предложения, заявления и жалобы граждан;

· инициативные исходящие письма.

Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложение к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в Табеле документов. В крупных организациях документы, включенные в перечень, иногда подразделяются на ряд уровней контроля: обязательного контроля и просто контроля.

При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются 30-40% документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, так как все документы проконтролировать в этом режиме невозможно. Поэтому и появились понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль».Автоматизация контрольных операций дает возможность значительно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля.

По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства. При необходимости на контроль допускается ставить также постоянные задания, возлагаемые на руководителей и специалистов в рабочих планах, программах работы, планах организационно-технических мероприятий и иных подобных документах.

В сроковом контроле выделяют следующие виды контроля:

1) текущий,

2) предупредительный,

3) итоговый.

1) Текущий контроль предполагает ежедневную проверку ходя исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале дня выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Такой контроль часто называют контролем за исполнением поручений. Цели текущего контроля - содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и др.).

2) Предупредительный контроль отличается оттекущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и тем самым дает сотруднику возможность и время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Он должен быть ориентирован на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков; на стремление помочь, напомнить, а не уличать. Это ведет к наибольшей эффективности работы службы контроля.

Компетентность, незаменимость работника службы контроля проявляется в умелой проверке исполнения. в умении тактично, без нанесения оскорбления, напомнить, что документ должен быть исполнен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит успешность всей деятельности организации.

Если при получении документа или в ходе выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, резолюция которого имеется на документе. Он имеет право на перенос срока исполнения документа. В этом случае работник службы ДОУ вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Перенос сроков исполнения должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос сроков исполнения задним числом не допускается и в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным сроком (несколько месяцев) исполнения, как, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в регистрационную карточку.

Часто решение вопроса требует работы над документом нескольких исполнителей или согласования документов с несколькими подразделениями. Например, договор должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется в РКК. Если появились документы с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и об этом докладывается руководителю.

3) Итоговый контроль - это аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Он проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Формой контроля является периодическое представление обобщающей отчетности по документам организации. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Документы, включенные в перечень, имеют типовые сроки исполнения.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Значительное количество типовых сроков исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления.

Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

· поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

· указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Отдельные сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых, например:

· письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

· протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не указанных в перечне контролируемых документов и не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах (сроки их исполнения не должны превышать 10 дней). После утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.

Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты получения документа учреждением, для других документов - с даты подписания или утверждения, если в документе не оговорен другой срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

· типовые сроки – принятием нового акта;

· индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Продлить срок исполнения может только организация или установившее его должностное лицо либо вышестоящее руководство. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.

Если срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения не может быть установлен, обычно устанавливается условный срок, корректировка которого возможна по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Контроль за исполнением документов включает:

o взятие документа (поручения) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;

o определение форм и методов контроля;

o проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

o предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

o учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов (поручений);

o информирование руководства о ходе и итогах исполнения документов (поручений);

o сообщение о ходе и итоги исполнения документов на оперативных собраниях, заседаниях коллегиальных органов;

o снятие документов с контроля;

o формирование картотеки исполненных документов.

Контроль за исполнением документов с бумажным носителем. Контроль за исполнением документов с бумажным носителем может отображаться в регистрационно-контрольных карточках, дополнительные экземпляры которых распечатываются на ПК при постановке документов на контроль, или осуществляться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных).

Одновременно на левом берегу первого листа документа, подлежащего контролю, проставляется буква "К" или штамп контроль после чего документ передается исполнителю; дополнительный экземпляр регистрационной карточки хранится в контрольной картотеке.

Регистрационно-контрольные карточки документов, находящихся на контроле, группируются в картотеке по срокам исполнения документов исполнителями или корреспондентами, группам документов (приказы руководителя, поручения высших органов власти, решение коллегии и т. п).

Из вторых экземпляров регистрационно-контрольной карточки формируются контрольные картотеки в структурных подразделениях.

На один контролируемый документ может быть заведено несколько регистрационно-контрольных карточек, количество которых определяется в зависимости от количества исполнителей или сроков выполнения отдельных задач, указанных в документе.

В случае, когда определено несколько исполнителей, но ответственность возлагается на одного из них, регистрационно-контрольная карточка составляется только на ответственного исполнителя.

Данные о ходе выполнения документа, полученные путем запроса по телефону или во время проверки работы структурного подразделения - исполнителя, вносятся в регистрационно-контрольной карточки в графу "Контрольные отметки". При этом предыдущие записи не зачеркиваются.

Подготовленный проект ответа на контрольный документ или докладная записка о результатах исполнения контрольного документа докладываются руководству органа вместе с контрольным документом и контрольной карточкой.

С контроля документ снимает руководитель, который дал поручение об исполнении, или лицо, исполняющее его обязанности. Это удостоверяется его подписью в контрольной карточке.

Проверка хода выполнения документов проводится на всех этапах прохождения документа до окончания срока его исполнения (предупредительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:

Заданий на следующий год - не реже одного раза в год;

- задач на последующие месяцы текущего года-не реже одного раза в месяц;

Заданий на текущий месяц - каждые десять дней и за пять дней до окончания срока или по запросам.

Если об исполнении документа доложено руководителю учреждения или его заместителю в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись в графе "контрольные отметки" за подписью лица, которая докладывала последствия выполнения.

Проекты ответов на документы, которые есть на контроле в вышестоящих органах, представляемых на подпись руководству учреждения не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.

После исполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения исполнения.

Снять документ с контроля может только руководитель учреждения, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручению служба контроля. Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля по решению службы контроля.

Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольной карточки.

Днем исполнения задач, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, и выполнение запросов, обращений, а также корреспонденции Верховной Рады Украины считается день регистрации в учреждении выходных документов о выполнении заданий.

Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и представляется руководству учреждения в виде сводок об исполнении документов (приложение 5.19).

В учреждении с объемом документооборота свыше 25 тыс. документов в год периодически в сроки, предусмотренные инструкцией учреждения, составляются и направляются в структурные подразделения-исполнители перечни документов, не выполненных в установленный срок (приложение 5.20). После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в службы контроля.

Контрольные карточки на исполненные документы возвращаются в службу делопроизводства (секретариатов) с отметками о результатах исполнения, снятие с контроля, причин нарушения срока (если это имело место) не позднее следующего дня после исполнения документа.

Контрольные карточки на исполненные документы помещаются в архивной картотеке, хранятся в течение трех лет, после чего уничтожаются по акту.

Информационно-справочная работа с документами

Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием регистрационно-контрольных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных.

В случае использования карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек, из которых складываются самостоятельные картотеки.

Количество картотек в учреждении определяется с учетом уровня централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретных условий деятельности учреждения.

Для повышения эффективности работы поисковой системы службой делопроизводства разрабатываются следующие классификационные справочники:

o классификатор по вопросам деятельности учреждения;

o классификатор видов документов;

o классификатор корреспондентов;

o классификатор резолюций;

o классификатор исполнителей;

o классификатор результатов исполнения документов;

o номенклатура дел.

Необходимость разработки и внедрения классификационных справочников в учреждении определяется службой делопроизводства.

В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и т. п) или по контексту (слову или фразе). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

Внедрение автоматизированной формы контроля

В современных учреждениях организация документооборота и контроль за исполнением документов осуществляется с помощью компьютерной техники. Автоматизированный контроль за исполнением документов осуществляется с помощью специальных компьютерных программ или является составляющей системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота.

Факт принятия документа пользователем на исполнение и снятие с контроля фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документов.

Автоматизированный контроль за исполнением документов должен предусматривать автоматическое формирование сведений об их выполнении.

Автоматизированный контроль за исполнением документов включает поиск необходимой информации, который осуществляется с учетом выходных, входных регистрационных индексов, видов документов, даты, номера документа, исполнителя, корреспондента, срока выполнения, содержания и прочее, отправка исполнителю электронного сообщения об плановую дату исполнения документа,

Итогом автоматизированного поиска является вывод искомой информации либо сообщение о ее отсутствии. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершения исполнения и тому подобное, в случае необходимости, выводятся на печатающее устройство.

Основным механизмом контроля за документами является резолюция руководителя, где определено, кто и в какой срок должен выполнить определенные действия над документом. СЕДЦ дает возможность формировать подотчетные резолюции, при этом пользователь может видеть все резолюции или только резолюцию непосредственного руководителя в зависимости от того, как она настроена. Все пользователи автоматически получают документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя.

Пользователи могут работать с электронными образами документов или же с документами, но при этом может сохраняться параллельное движение бумажных документов.

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки , то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

лицевая сторона

оборотная сторона

Рисунок 1 - Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. 5

В настоящее время наиболее востребованным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Автоматизированные системы контроля, разработанные для решения задач делопроизводства.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

Руководителям:

создавать (регистрировать) новые карточки документов,

создавать (регистрировать) новые поручения,

отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

осуществлять поиск поручений по различным критериям,

просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

выводить на печать, экспортировать в MSWord иMSExcel отдельное поручение,

выводить на печать, экспортировать в MSWord иMSExcel списки поручений по различным критериям,

просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

получать новые поручения от руководства,

контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

просматривать архив выполненных поручений,

выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства

2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов. 6

Рисунок 2 - Схема работы АСКИД

Пример контрольно-регистрационной карточки

Примеры регистрационных журналов

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Лицевая сторона карточки

Оборотная сторона карточки

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:

Руководители предприятий;

Служба ДОУ;

Ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

а) типовые сроки – принятием нового акта;

б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).

Контроль исполнения включает:

Постановку документа на контроль;

Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

Проверку и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

Заданий последующих лет – ежеквартально;

Заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;

Заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Карточки контролируемых документов(контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:

Формирование картотеки контролируемых документов;

Направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

Получение информации о ходе и результатах исполнения;

Запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;

Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

Снятие документа с контроля по указанию руководителей;

Формирование картотеки исполненных документов.