Методы бухгалтерского учета

Соответствие классификации имущества структуре баланса.

Представленная классификация имущества находит отражение в построении структуры баланса.

Основная формула баланса А=П

Сформировать таблицу баланса при следующем наборе видов имущества:

Основные средства 20 ед.;

Уставный капитал 80 ед.;

Резервный капитал 10 ед.;

Материалы 15 ед.;

Прибыль 20 ед.;

НЗП 15 ед.;

Расчетный счет 60 ед.;

Кредиты 20 ед.;

Касса 20 ед.

Методы бухгалтерского учета это совокупность способов и приемов ведения учета.

Различают 4 метода:

1. Документация и инвентаризация;

2. Счета и двойная запись;

3. Оценка и калькуляция;

4. Баланс и отчетность.

Документация - письменное подтверждение произведенной хозяйственной операции, придающее ей юридическую силу и подтверждающее факт свершения и целесообразности операции. Первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации (формы первичных документов утверждаются Госкомстатом РФ). Первичные документы должны составляться в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании (правилом бухгалтера должно стать: «Нет документа – нет записи»).

Требования к оформлению документов:

Наименование организации и документа;

Дата заполнения документа;

Измерители операции;

В незаполненных реквизитах должны быть прочерки;

Подпись лица, ответственного за заполнение документа.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Классификация реквизитов:

Качественные (реквизиты - признаки) и образования реквизитов (показатели);

Постоянные (никогда или длительное время не меняющиеся, это наименование, адрес организации и др.) и переменные.

Прежде чем ввести первичные документы в учетные регистры, их проверяют по форме (с точки зрения законности выполняемых операций), по содержанию (заполнению всех необходимых реквизитов) и правильности арифметических расчетов. После данной проверки проставляется корреспонденция счетов (проводка). В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: стоимостная оценка, идентификация по времени, классификация по номенклатуре счетов (корреспонденция). Исправления в первичных документах, кроме кассовых и банковских, допускается (перечеркивание тонкой линией и простановка подписи).

Классификация документов

По назначению документы делятся:

Организационно - распорядительные, составляемые до свершения операции и содержащие разрешение на выполнение хозяйственной операции (приказы о приеме, увольнении, банковские чеки, требование на отпуск материалов и др.) и не служат основанием для учетных записей;

Оправдательные документы, подтверждают необходимость свершения операции, а для материально-ответственных лиц являются оправданием (товаро - транспортные накладные, приходно-кассовый ордер и др.);

Документы бухгалтерского оформления, используемые для упрощения и ускорения учетного процесса и составляемые на основе распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов (начисление амортизации и др.);

Исполнительные документы, составляемые в момент свершения операции и содержащие сведения о ней (накладные, платежные требования и др.);

Комбинированные документы, имеющие признаки нескольких документов (командировочное удостоверение, авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).

По степени обобщения (порядку составления) документы делятся на:

Первичные, фиксирующие и отражающие хозяйственные операции в момент их свершения (приемные акты, счета-фактуры, кассовые ордера и др.);

Вторичные (сводные), формируемые на основе первичных документов (материальный отчет склада на основе приходных и расходных документов, авансовый отчет).

По объему содержания (способу охвата фактов хозяйственной жизни) документы делятся на:

Разовые, то есть на одну хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

Накопительные (лимитные карты, отражающие многократный отпуск материалов и др.).

По месту составления документы делятся:

Документы внутреннего пользования (первичные документы-требования, накладные, кассовые ордера). Отдельные из них выходят за пределы организации (платежные поручения, требования и др.)

Документы внешние (выписка с расчетного счета, счета-фактуры поставщиков и др.).

По количеству учетных позиций документы бывают:

Однострочные (содержащие одну позицию);

Многострочные (счет и др.).

По характеру фактов хозяйственной жизни:

Материальные;

Денежные;

Служебные;

По степени типизации:

Стандартные;

Нестандартные.

По сроку исполнения:

Срочные;

Несрочные.

По подлинности составления:

Подлинные;

Путь прохождения документов от момента их составления до сдачи в архив, включая все этапы обработки (проверка, группировка, регистрация и запись в учетных регистрах) называется документооборотом (составляется главным бухгалтером предприятия).

Технология обработки документов :

1. Проверка первичных документов, заключающаяся в проверке заполнения документа, правильности арифметических действий и проверке по существу;

2. Таксировка, то есть перевод количественных измерителей в денежные;

3. Группировка, то есть подготовка документов для записей в соответствующие учетные регистры;

4. Регистрация и запись документов в учетные регистры - сводные документы;

5. Балансовое обобщение, то есть формирование отчетных документов.

Требования к хранению документов:

1. Все группы документов (первичные документы, учетные регистры, документы балансового обобщения) должны храниться раздельно;

2. Доступ посторонних лиц к бухгалтерским документам запрещен;

3. По истечении срока хранения документов часть документов должна быть уничтожена при участии специально созданной комиссии. Документы длительного пользования сдаются в архив.

За документарный фонд предприятия несет ответственность руководитель организации.

Инвентаризация (от латинского слова – нахожу, обнаруживаю) проводится с целью приведения в соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.

Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей могут быть вызваны естественными потерями (усушка, распылка), в результате просчетов, промеров и арифметических ошибок в расчетах. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам. Количество, дата проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем. Различают полную (охватывает все категории средств, в том числе и принятые на ответственное хранение) и частичную инвентаризацию (для отдельных категорий имущества). Для проведения инвентаризации создаются инвентаризационные комиссии, а именно: постоянно - действующая во главе с руководителем и рабочие комиссии.

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

Обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей (при инвентаризации ДЗ и КЗ составляются контокоррентные выписки) ;

Оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (в результате ухудшения качества);

Выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

Оформление результатов инвентаризации и отражение расхождений в учете и отчетности.

По результатам инвентаризации составляются инвентарные списки (акты снятия фактических остатков) и сличительные ведомости для тех позиций материальных ценностей, по которым выявлены отклонения, то есть излишки либо недостача. Выявленные излишки оприходуются по рыночным ценам и зачисляются на финансовые результаты, выявленная недостача по фактической себестоимости в пределах норм убыли списывается на затраты, а сверхнормативная – на виновное лицо (при его наличии) или на финансовые результаты.

Проведение инвентаризации производится в соответствие с планами их проведения, внеплановые инвентаризации осуществляются при смене материально-ответственного лица, при выявлении фактов хищения имущества, при реорганизации предприятия, при смене руководства и др.

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное документальное оформление всех без исключения фактов хозяйственной жизни. Поэтому уже на самой начальной стадии учетного процесса все первоначальные сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни отражаются в первичных учетных документах, что характеризует систему первичного учета.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.

Основу ведения первичного учета составляет учетная информация, подтверждаемая первичными учетными документами.

Система первичного учета предполагает документальное оформление хозяйственных фактов, происходящих при осуществлении деятельности экономического субъекта. Информация, содержащаяся в первичных учетныхдокументах, служит единственным основанием для отражения хозяйственных фактов в текущем бухгалтерском учете.

Бухгалтерский документ (от лат. documentum - доказательство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных фактов, а также права на их совершение. Первичный учетный документ подтверждает юридическую силу хозяйственного факта и придает законность его совершения. Он устанавливает ответственность отдельных лиц за осуществление хозяйственных фактов.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

К первичным учетным документам Законом № 402-ФЗ предъявляются следующие требования:

• 1) первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а, если это не представляется возможным, - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9);
• 2) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты (в перев. с лат. - нужное, требуемое) - это показатели, приводимые в первичных учетных документах, которые необходимо заполнить данными свершившихся фактов хозяйственной жизни.

Обязательными реквизитами регистра являются (п.4, ст. 10):

• - наименование регистра;
• - наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• - дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• - хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• - величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• - наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• - подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все показатели первичного учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются;

• 3) первичные учетные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (п. 7 ст. 9). При осуществлении исправлений исправляемая запись зачеркивается одной чертой, сверху надписывается верная, делается надпись «Исправлено», ставятся подписи внесших исправления лиц и дата исправления. В денежных документах исправления не допускаются;
• 4) прошедшие обработку первичные учетные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием электронной техники - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку;
• 5) записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, при помощи компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей;
• 6) для того, чтобы первичные учетные документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись с указанием фамилии и инициалов. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

Для систематизации и обеспечения правильности применения учетных документов используются их классификации по следующим однородным признакам:

• 1) назначению;
• 2) порядку составления;
• 3) способу отражения хозяйственныхфактов;
• 4) месту составления;
• 5) порядку заполнения.

По назначению учетные документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными считаются документы, которые содержат указание (приказ) на совершение хозяйственного факта, но не удостоверяют его совершение. Подписываются такие документы лицами, имеющими права давать указания на совершение отражаемых в документах хозяйственных фактов. К распорядительным документам относятся приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счетов, платежные поручения и др.

Оправдательными (исполнительными) документами подтверждается совершение хозяйственного факта; они заполняются непосредственно в момент ее проведения или непосредственно по окончании. К оправдательным документам относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета и счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно работниками бухгалтерии для подготовки распорядительных и оправдательных документов к отражению в бухгалтерском учете и составления бухгалтерских записей. К ним относятся ведомости начисления амортизации, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (отклонений, калькуляции), бухгалтерские справки и др.

Комбинированные документы одновременно содержат признаки нескольких видов документов, например, распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Они являются основанием и оправданием совершения факта хозяйственной жизни. Комбинированными документами являются накладная (требование) на отпуск материалов, расходный кассовый ордер.

По порядку составления учетные документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных учетных документах впервые регистрируются хозяйственные факты в момент их совершения. Они являются формальным доказательством их осуществления. Это приходные и расходные кассовые ордера, материальные требования и накладные, приемо-сдаточные акты и др. Сводные учетные документы составляются на основании ранее оформленных первичныхдокументов. К ним относятся авансовые и кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные ведомости. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Сводные учетные документы составляются для обеспечения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных фактах на основе первичных учетных документов.

По способу отражения хозяйственных фактов учетные документы группируются на разовые и накопительные.

Разовые учетные документы используются для отражения одного или нескольких одновременно совершаемых хозяйственных фактов, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения и др. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных фактов, многократно совершаемых экономическим субъектом в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Они составляются с целью уменьшения числа разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.

По месту составления учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляются за пределами данного экономического субъекта и поступают в него уже в оформленном виде (счета- фактуры, товарно-транспортные накладные, выписки банка).

Внутренние документы составляются внутри экономического субъекта его персоналом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой продукции, наряды на выполнение работ, расчетноплатежные ведомости и др.).

По порядку заполнения различаются учетные документы ручного и машинного оформления.

Учетные документы ручного оформления заполняются вручную, либо на пишущей машинке. Документы, сформированные при помощи компьютерной техники, автоматически отражают информацию о хозяйственных фактах в момент их совершения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях, информация на которых должна быть соответствующим образом защищена, что обеспечивает юридическую силу производимых хозяйственных фактов, а также устанавливается ответственность за их осуществление.

Первичные учетные документы имеют особое значение в бухгалтерском учете. Они являются средством обоснования учетных записей, имеют оперативное значение - первичные учетные документы принимаются во внимание при передаче распоряжений от руководителя к исполнителю и т.д., позволяют проконтролировать правильность и законность совершения хозяйственных фактов. Поэтому при организации учетного процесса большое внимание уделяется системе документации.

Документация представляет собой совокупность учетных документов, составляемых на все без исключения хозяйственные факты. Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных фактов с целью получения о них информации, необходимой для ведения текущего бухгалтерского учета.

Движение документов от момента их создания (составления) до сдачи в архив, называется документооборотом. Этот процесс регламентируется графиком документооборота.

График документооборота устанавливает рациональную систему прохождения первичным учетным документом всех стадий обработки, минимального срока нахождения на отдельных участках учетной работы. Графики документооборота оформляются в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемым каждым структурным подразделением и лицами организации с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого документа разрабатывается маршрут движения в процессе документооборота. В графике документооборота предусматриваются: наименование первичного документа и отчета; время их составления; лица, которые составляют, подписывают или ведут записи в документах; сроки и ответственность за представление документов в бухгалтерию; липа, которые принимают, проверяют и обрабатывают документ, контролируют его использование в бухгалтерии и хранение в архиве.

Разработку и контроль соблюдения графика документооборота, утверждаемого руководителем, осуществляет главный бухгалтер организации. Ответственность за его соблюдение, своевременное и добросовестное создание первичных учетных документов, передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащейся в них учетной информации несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Проверка документов по форме и по содержанию. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления документов, заполнения обязательных реквизитов, наличие необходимых подписей и т.д. Проверка по содержанию выявляет законность и целесообразность совершения хозяйственного факта. В ходе ее проведения проверяется, соответствуют ли учетные документы заключенным договорам, сметам и т.д., обеспечивает ли документ логическую взаимосвязь отдельных показателей.

Этап 2. Группировка документов. Этап предполагает подборку по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных фактов (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.).

Этап 3. Таксировка (расценка). Он предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов, что позволяет проконтролировать арифметические подсчеты итогов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

Этап 4. Коитировка документов (от итал. сото - счет). Этап предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные факты отражаются по дебету и кредиту счетов.

После надлежащего документального оформления учетная информация переносится в соответствующие бухгалтерские регистры. По окончании бухгалтерской обработки учетные документы комплектуются в хронологическом порядке и передаются на хранение в архив с сопровождающей справкой. Для удобства хранения кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть хронологически подобраны и заключены в переплет. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери и злоупотреблений. На обложке папки указываются наименование экономического субъекта, название и порядковый номер документа, год, месяц и число листов в папке.

Изъятие первичных учетных документов. Первичные учетные документы могут быть изъяты только в соответствии с законодательством РФ органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми органами на основании их постановлений. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (п. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Хранение первичных учетных документов. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Экономический субъект обязан хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Действующим законодательствам о бухучете, а также Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г. установлен регламент инвентаризационных мероприятий, соблюдать который обязан каждый субъект предпринимательской деятельности.

Инвентаризация: методические указания и причины для ее проведения

Детальные указания на то, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, содержат «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные вышеуказанным приказом.

В Указаниях содержатся требования к процедуре начала и проведения инвентаризационных мероприятий, а также конкретные причины, которые могут являться основанием для ее проведения. К таким причинам относятся:

• плановая инвентаризация;
• переоценка имущества;
• реорганизация либо реструктуризация, проводимые на предприятии;

• установление факта кражи либо порчи имущества, а также его утрата в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (пожар, стихийные бедствия и т.п.);
• передача имущества предприятия в аренду с последующей его продажей.

Как правильно оформить инвентаризацию документально

Документальное оформление инвентаризации – одна из обязательных составляющих проверки.

Используемые в ходе проверочных мероприятий документы можно составить самостоятельно или применить унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26 (все формы содержат аббревиатуру «ИНВ»).

Для оформления инвентаризационных документов предусмотрен ряд правил:

• сформированный акт проверки не должен содержать незаполненных граф. Если требуемая информация отсутствует – в поле для заполнения ставится прочерк;
• многостраничные описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа – пронумерованы;
• при заполнении актов используются общепринятые в бухгалтерском учете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
• все исправления, допущенные при заполнении документа, должны быть оговорены в сносках, и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально-ответственных лиц;
• документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.

Документы по инвентаризации: «стартовый» пакет

Перед началом мероприятий необходимо подготовить документы для проведения инвентаризации:

• разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
• сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
• издать приказ о проведении инвентаризации;
• получить от материально-ответственных лиц расписки установленной формы.

Плановые инвентаризации проводятся с цикличностью, устанавливаемой предприятием. Периодичность проведения проверок материальных средств и финансовых обязательств устанавливается собственником самостоятельно, и должна быть отражена в локальных актах – Положении о бухгалтерии, Учетной политике предприятия и т.п., утвержденных и введенных в действие соответствующим образом.

Приказ на инвентаризацию: основные аспекты

Приказ о проведении инвентаризации можно издать по унифицированной форме (№ ИНВ-22), или разработать самостоятельно.

В приказе указываются:

• данные о назначении и составе инвентаризационной комиссии – состав проверяющей группы указывается с разделением на председателя комиссии и ее членов, с указанием занимаемых должностей;
• период проведения инвентаризации с указанием точных дат начала и окончания работы комиссии, а также сроков предоставления отчетных документов по проведенной проверке;
• причины проверки – причина инвентаризации в приказе должна быть отражена в точных формулировках (плановая проверка, смена материально-ответственных лиц и т.д.).

После подписания руководителем и регистрации приказа о проведении инвентаризации в специальном журнале (форма № ИНВ-23), комиссия вправе начать процедуру проверки. Заполняя инвентаризационные документы, в каждом из них комиссией указываются регистрационные данные приказа.

Инвентаризация: формы документов, заполняемых по результатам проверки

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в трех экземплярах, а при ведении на предприятии электронной формы учета – и в электронном виде.

Оформление инвентаризации проводится в два основных этапа:

• при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов оформляются и в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия предварительные результаты проверки;
• после сверки данных о фактическим наличии с данными бухучета, оформляется окончательный результат инвентаризационной проверки – инвентаризационный акт.

В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы -

• инвентаризационные описи и акты:

• по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а),
• по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответхранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6),
• по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9),
• по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16),
• по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями, по задолженностям по займам и кредитам (№ ИНВ-17),

• при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:

• по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18),
• по ТМЦ (№ ИНВ-19).

В сличительные ведомости вносится информация об излишках и недостачах, обнаруженных при инвентаризации. Кроме этого, у материально-ответственных лиц обязательно запрашиваются соответствующие объяснения.

Итоговым документом проведенной инвентаризации является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26), которая отражает полную информацию о проведенной ревизии. В этом сводном документе отражают суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, куда будут отнесены убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).

Приведение в соответствие учетных данных

По результатам инвентаризации при наличии расхождений между фактическим наличием и учетными данными (п. 5.1 Методических указаний):

• имущество в излишке – должно быть оприходовано и отнесено на результат хоздеятельности предприятия, с последующим выявлением виновных и причин образования излишков;
• убыль в пределах допустимых норм – списывается на издержки обращения на основании приказа руководителя;
• недостачи сверх допустимых пределов естественной убыли, либо порча имущества – относятся на виновное лицо (а если таковое не установлено – списывается на издержки).

Результат проведенной инвентаризации должен быть отражен в учете и отчетности того месяца, в котором завершилась проверка, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. Операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

Первичные (накладные, счета-фактуры)

Учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Все первичные документы делятся на:

Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности). Они разрешают проведение операций, информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

Оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.п.). Они отражают факт совершения операции информация, содержащаяся в них, отражается в учетных регистрах;

Разрешительно-оправдательные (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату зарплаты);

Документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Все документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

Наименование документа

Наименование организации, от имени которой составлен документ

Количественные и стоимостные измерители

Фамилия и должность лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления

Личные подписи этих лиц и их расшифровки

Печати организации, штампы.

В документе не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Все документы должны составляться на русском языке. При невозможности оформления на русском языке (например, сертификаты по обучению за границей) обязателен построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

По форме (полнота заполнения всех реквизитов)

Арифметически (подсчет сумм)

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель (кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно).

Инвентаризации различают:

плановые и - внеплановые.

В зависимости от объема:

Частичные

Выборные.

По периодичности проведения:

Текущие и - перманентные (постоянные, непрерывные)

По перечню решаемых вопросов:

Комплексные и тематические.

Обязательное проведение инвентаризации требуется в случаях:

Смены материально-ответственного лица (на дату передачи дел)

Передачи имущества в аренду (на дату оформления хоз. операции)

Составления годовой отчетности

Кражи (порчи ценностей) (сразу же при их обнаружении)

Форс мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, аварии и т.п.) (сразу после их окончания).

Ликвидация, реорганизация предприятия и в др. случаях, предусмотренных законодательством.

Основание для проведения инвентаризации – ПБУ «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия (в нее обязательно входит гл. бухгалтер).

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом.

Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится только в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

Результаты проверки материальных ценностей записываются в инвентаризационной описи.

Излишки ТМЦ, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации (Д 10, 50, 43, 41 К 91).

Недостачи, независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие и испорченные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения (Д 20, 44 К 10, 43, 41).

Недостающие и испорченные ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена – то убытки списываются на финансовые результаты организации (Д 91 К 94).

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.

1. Документирование хозяйственных операций

2. Классификация документов

3. Организация системы управления документооборотом

4. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

1. Документирование хозяйственных операций

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

Описывают факты хозяйственной деятельности;

Фиксируют данные о них на материальных носителях;

Сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения - факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Документ - любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

номер документа;

адрес организации;

основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1) по форме - проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2) арифметическая проверка - подсчет сумм;

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.