В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

Хранение правоустанавливающих документов

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:

1. Первичные документы.


2. Учетные документы.

Первичные документы имеют существенно большую ценность. Ведь в основной своей массе - это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов. Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования - как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 . Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц. Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России № 558. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года. В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет. Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе "Клиент-Банк". Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения. Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ "О бухгалтерском учете". В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет. Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации. Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 Налогового кодекса РФ , так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ . Началом срока хранения документов считается 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Однако из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС - книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия документа. И, как уже было сказано выше, те документы, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Такие нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270. Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате, а также электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно именно так. При этом никаких особых требований и отличий по сравнению со сроками хранения бумажных документов законодательством не установлено. Напоследок следует сказать о том, что существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течении 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Хранение документов по кадрам

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные. Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Сдача документов в архив

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.

История делопроизводства в России

Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:

1. Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
2. Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
3. Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.

Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.

Хранение документов на предприятии

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Понятия “номенклатура дел” и “дело”

Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:

• Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
• Указывает индексацию документов и дел.
• Определяет сроки хранения документов.
• Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
• Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
• Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
• Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).

Виды номенклатур на предприятиях

Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

Основные нормы хранения документации

Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.

Базовым законодательным актом в этой сфере является закон "Об архивном деле в РФ", вступившим в силу с момента опубликования - 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.

Бухгалтерские документы

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.

Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов

Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года - такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.

Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.

Сроки хранения документации на предприятии

Срок хранения документов - это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

• временными до десяти лет;
• временными свыше десяти лет;
• постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.

Экспертиза ценности документов - это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:

• Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
• Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
• Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
• Установление сроков хранения документов, изменение их.

Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Способы организации хранения бумаг на предприятии

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

1. Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
2. Специальный электронный архив - специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус - услуга платная.
3. В облаке - перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности - был бы только доступ в сеть.

Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.

Какой документ регламентирует сроки хранения документов?

Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

• перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
• перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
• отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
• федеральные законы.

Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

• 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
• до минования надобности;
• до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:

• Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
• Документы постоянного срока хранения – бессрочно.

Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения?

Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.

Что относится к документам постоянного хранения?

• приказы по основной деятельности;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• номенклатура дел;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• ценники, тарифы на продукцию и услуги;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
• годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
• документы о приватизации;
• списки лиц, имеющих право на дивиденды;
• паспорта сделок;
• документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
• документы о благотворительной деятельности.

Какие документы относятся к документам временного хранения?

• акты о приеме выполненных работ;
• приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• документы по государственным закупкам (кроме документов по крупным поставкам);
• путевые листы;
• первичные учетные документы;
• договоры подряда с юр. лицами;
• кассовые документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• счета-фактуры.

Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2019.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Дата публикации: Август 2009г.

Рекомендации по учету и хранению управленческих и финансовых документов. Часть первая. Официальная.

Вступление

В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения. Не успели Вы получить свидетельство о регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество будет только увеличиваться.

В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.

Основные виды документов

С подробным перечнем документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, можно ознакомиться в официальном документе Росархива . Мы же дадим некую простую и понятную на наш взгляд группировку документов, по местам их возникновения и назначению, чтобы Вам было проще ориентироваться.

Для начала разделим документы компании на четыре основных блока:

• Управленческая документация
• Бухгалтерская (и налоговая) документация
• Документы по учету кадров и оплате труда
• Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия (в статье не будет рассматриваться порядок формирования, учета и хранения такой документации).

К управленческой документации

относятся документы, связанные с организацией системы управления компанией, планированием деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.

К ним можно отнести учредительные и прочие регистрационные документы - устав, свидетельства о государственной регистрации, ИНН, регистрацию в фондах, статистике и так далее. А также лицензии и разрешения, сертификаты, свидетельства на товарный знак, свидетельства о праве собственности – все основные документы компании, без которых она не может функционировать и восстановление которых в случае утраты занимает достаточно продолжительное время.

Кроме того:

• протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;
• приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;
• переписка; документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий; договора, договорная документация;
• документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы; документы ценообразования: прейскуранты, тарифы, ценники, справки и расчеты
• документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.

К документам бухгалтерского (и налогового) учета относятся:

• Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные. К ним обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими документами.
• Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании - планы счетов, учетная политика, аналитические и синтетические счета учета, учетные регистры, документы по учету основных средств и нематериальных активов (для начисления амортизации и погашения стоимости), учета и списания ТМЦ (например, материалов), формирования себестоимости продукции, учету и списанию ГСМ, расчеты по командировкам, авансовые отчеты, кассовые документы, расчеты по налогам, акты сверок и так далее. Какие-то из них формируются по установленной (унифицированной) форме, другие – в произвольной, утвержденной самой организацией. Но все они связаны непосредственно с отражением хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия и расчетом налогов. Обычно такие документы формируются в бухгалтерии, а Вам остается только их подписать.
• Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.
• Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением наличных денежных средств.
• Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых - чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее. Обычно изготавливаются типографским способом.
• Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.

Документы по учету труда и заработной платы .

Организационная структура, штатное расписание, тарифные сетки и документы по нормированию труда, трудовые и коллективные договора, трудовые книжки, должностные инструкции, локальные документы (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных, об оплате труда и другие), личные дела сотрудников, приказы по персоналу, расчетные ведомости по зарплате, графики отпусков и так далее. А также документы, связанные с аттестацией работников, профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации (учебные планы, графики, докладные записки, результаты аттестации квалификационные требования и прочие). К ним же относятся документы по охране труда и технике безопасности - инструкции по технике безопасности и другие, положения об охране труда, журналы ознакомления и вводного инструктажа, планы пожарной эвакуации. С перечнем обязательных документов по учету кадров можно ознакомиться на нашем

Специализированные документы .

Например, проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В отношении формирования, учета и хранения таких документов рекомендуем руководствоваться, в том числе, и отраслевыми нормами.

Теперь о том, а собственно, зачем и сколько времени нам все это хранить?

Сроки хранения.

Основные законодательные акты и нормативные документы, на основании и в соответствии с которыми организации должны обеспечивать учет и хранение документации:

• ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года №125-ФЗ
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года №129-ФЗ
• ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 года № 208-ФЗ (статья-89)
• Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
• ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ (статья 50)
• Налоговый Кодекс РФ

Далее приведем наиболее часто встречающиеся в малом бизнесе документы и сроки их хранения.

Управленческая документация.

В соответствии с законодательством РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», документы общества хранятся по месту нахождения исполнительного органа, то есть директора, либо в другом месте, которое известно его участникам.

В общем случае документы хранятся постоянно , в некоторых – пять лет, есть и такие, которые хранятся до минования надобности в них.

Таблица 1 Документы о создании (решение, договор, документы реорганизации и т.д.), уставные документы и изменения к ним

Документ	Основание	Срок хранения
	Постоянно
		Свидетельства о регистрации, постановки на налоговый учет (ИНН), документы по открытию филиалов, представительств, положения о структурных подразделениях и прочее
		Реестры акционеров, протоколы собраний, списки аффилированных лиц, прочие документы по работе с акционерами
		Лицензии, сертификаты, разрешения
		Приказы по основной деятельности
Приказы по административно-хозяйственной деятельности	Перечень типовых управленческих доку ментов	5 лет
Переписка по основной и специфической (отраслевой) деятельности организации
Документы проверок организации (акты, справки, отчеты)
Договорная документация
Грузовые таможенные декларации, спецификации
Гарантийные письма
Исполнительные листы		До минования надобности
Паспорта транспортных средств		До списания транспортных средств

Бухгалтерская и налоговая документация.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, на основании которых производятся записи по счетам и формирование бухгалтерской отчетности, хранятся в течение пяти лет. В тоже время Налоговым Кодексом срок хранения документов, связанных с расчетом налогов, установлен в четыре года. Но! Как Вы знаете, во всех правилах бывают исключения. И существуют ситуации, когда документы, связанные с расчетом налогов, должны и будут храниться дольше. Например, статья 346.18 НК РФ обязывает налогоплательщика, применяющего УСН с объектом «Доходы минус расходы», при уменьшении налоговой базы на сумму полученного ранее убытка, хранить документы, связанные с получением такого убытка в течение времени, когда такой убыток уменьшает налоговую базу – до 10 лет.

Документы по учету кадров и заработной плате.

Организации и индивидуальные предприниматели, независимо от форм собственности, обязаны обеспечивать сохранность кадровых документов и документов по личному составу, в течение сроков, установленных законодательством РФ.

Таблица 3

Документ	Основание	Срок хранения
Списки работников, штатные расстановки	Перечень типовых управленческих документов	75 лет
Трудовые договора
Личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу
Лицевые счета работников
Положения, должностные инструкции (в составе личных дел)
Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения)		2 года в кадровой службе, 50 лет в архиве организации;
Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников		5 лет
Штатное расписание		Постоянно
Табели учета рабочего времени		1 год
Графики отпусков		1 год
Документы о премировании работников		5 лет
Журнал инструктажа по ТБ		10 лет

Ответственность.

Как Вы уже, наверное, знаете – ответственность за сохранность документов организации несет ее руководитель.

Нарушение порядка и сроков хранения документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в соответствии с законодательством РФ влечет за собой административную ответственность и грозит штрафами, как должностным лицам компании, так и самому юридическому лицу. А штрафы, надо заметить, не маленькие.

Нарушение трудового законодательства в части порядка и сроков хранения документов (в том числе трудовых книжек) может грозить административной ответственностью для руководителя предприятия, штрафами и даже дисквалификацией.

Виды нарушений, санкции и основания

Нарушение	Ответственность	Основание
Отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации	Штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо; ИП – штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток Юр.лица – штраф от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток При повторном нарушении возможна дисквалификация на срок до 3-х лет.	КоАП РФ, статья 5.27, часть 1. КоАП РФ, статья 5.27, часть 2.
Нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек
Нарушение порядка представления сведений в ПФ РФ
Нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника
Нарушение порядка и сроков хранения кадровых документов
Нарушение порядка хранения документов АО	Штраф от 2 500 до 5000 рублей на должностных лиц	КоАП РФ, статья 13.25, пункт 1.
Нарушение порядка хранения документов ООО	Штраф от 2500 рублей до 5000 на должностных лиц Штраф от 200000 до 300000 рублей на юридических лиц	КоАП РФ, статья 13.25, часть 2.
Нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов	Штраф от 2000 до 3000 рублей на должностных лиц	КоАП РФ, статья 15.11
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	50 рублей за каждый непредставленный документ	НК РФ, ст. 126
Непредставление налоговому, таможенному органу, органу государственного внебюджетного фонда для осуществления контрольных функций	Штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц	КоАП РФ, статья 15.6, часть 1.

Как Вы можете судить сами – слишком дорого может обойтись безответственное отношение к документам компании. Да и не только в штрафах дело. Сам факт привлечения к административной ответственности, необходимость доказывать свою правоту, тратить время на разбирательства и хождение по кабинетам – все это слишком хлопотно и неприятно. Уж точно не для этого Вы строили собственный бизнес. Поэтому во второй части статьи мы дадим общие простые рекомендации, как организовать документооборот на предприятии и обеспечить сохранность документов.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

В последние годы интерес к управленческому документообороту среди менеджеров высшего и среднего звена неуклонно возрастает. Общепризнанно, что управленческий документооборот является необходимым инструментом для управления организацией, позволяющим повысить качество и оперативность принимаемых управленческих решений, максимизировать ожидаемый результат и эффективно контролировать риски хозяйственной деятельности. На многих предприятиях были построены информационные системы, ориентированные на внутренних пользователей.

Вместе с тем, на сегодняшний день многие руководители не всегда осознают роль управленческого документооборота в организации, недостаточно четко понимают цели и задачи его постановки.

Понятие систематизации и хранения документов

Важная роль в сфере управленческой деятельности отводится ее документационному (документному) обеспечению.

Принципам, правилам документооборота, методологии документного обеспечения управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации посвящены работы многих известных отечественных исследователей: Андреевой В.И., Басакова М.И., Верховцева А.В., Константинова Ю.Н., Лихачева М.Т., Санкиной Л.В..

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Прежде чем начать исследование проблематики систематизации и хранения управленческих документов необходимо определиться с центральными понятиями работы.

Итак, под документом в работе понимается зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Документы издаются для того, чтобы быть использованные не единожды, а многократно. Многократное использование документа ведет к необходимости включать документ в процесс документооборота.

Таким образом, следующее понятие, которое мы рассмотрим, будет категория "документирование".

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

Простые средства (ручки, карандаши)

Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)

Средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Понятие управленческой документации

Каждой функции управления соответствует определенный набор документов. Так, организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Таким образом, организационно-распорядительные документы являются наиболее востребованными в организациями. Их круг довольно-таки широк.

Так, в систему организационно-распорядительных документов (ОРД) входят устав, положение, учредительный договор, которые сопровождают создание организации как юридического лица.

Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами.

Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.).

Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.

В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы.

При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе.

Наличие формуляра установленного в государственном стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.

Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании.

Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкцию по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.

Приступая к работе с документами в любом учреждении, секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию управленческой деятельности данного учреждения. Документ является основанием для принятия управленческого решения, служит доказательством, свидетельством принятых решений, их исполнения, обеспечивает закрепление во времени, передачу в пространстве определенных актов, служит источником для обобщений, является материалом для наведения справок и архивных данных.

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

Создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

Служат средством закрепления функций органов государственного управления;

Процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

На практике различают следующие виды дефектов документов: недостоверность документа, отсутствие реквизитов; наличие ошибок, не оговоренных исправлений; неграмотное изложение текста; неправильная форма удостоверения, другие дефекты.

Недостатки документов могут быть соответствующим образом исправлены. Недоброкачественный документ может быть признан в определенном порядке действительным или аннулируется. Следует различать простую и квалифицированную формы изменения (исправления) документа. К простой форме исправлений относятся исправления посредством зачеркивания и оговорок. К квалифицированной – специальные надписи в некоторых юридических документах. Изменение текста посредством удаления его частей механическим (подчисткой) или химическим (травлением) способами в юридических документах не допускается.

Теоретическое исследование управленческого документооборота

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления.

Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций.

Под управленческим (или внутренним) документооборотом в работе понимается идентификация, сбор, регистрация, обобщение, анализ и передача внутренним пользователям информации, необходимой для управления организацией. Такая информация бывает востребована в процессе подготовки данных, необходимых для принятия управленческих решений, впоследствии отражающихся в планах разного уровня, а также при контроле исполнения планов.

Поэтому можно сказать, что управленческий документооборот представляет собой систему информационного обеспечения процессов планирования и контроля на всех уровнях управления: начиная от стратегии и заканчивая оперативными бюджетами.

Можно отметить две главные особенности управленческого документооборота – ориентация на пользователя информации и оперативность предоставления данных. Ориентация на пользователя информации – определенного менеджера организации – характеризует сущность управленческого документооборота. При этом потребности менеджеров в информации для принятия решений и контроля будут зависеть, во-первых, от функциональной области, в которой они специализируются, во-вторых, от их положения в организационной структуре предприятия. В связи с этим, система управленческого документооборота в конкретной организации может быть построена различными способами, учитывающими эту специфику

Однако управленческий документооборот – это скорее подход к организации информационной системы предприятия, ориентированной на пользователя, чем какая-либо универсальная методика. Система управленческого документооборота может не соприкасаться с бухгалтерией и не оперировать финансовыми показателями. Решение о конфигурации системы управленческого документооборота должен принимать руководитель организации, исходя из существующих потребностей в информации для нужд управления и имеющихся ресурсов, которые могут быть использованы для построения внутренней информационной системы.

Вторая особенность управленческого документооборота – оперативность – обусловлена тем, что информация для нужд принятия решений и контроля будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователям. При построении сложных систем управленческого документооборота, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации документооборотных процедур, поскольку ручная обработка данных не позволяет обеспечить своевременность получения информации.

Работоспособная система управленческого документооборота обязательно должна включать в себя следующие основные элементы:

Центры (зоны) ответственности;

Контролируемые показатели;

Первичные документы управленческого документооборота;

Документооборотные регистры для группировки данных;

Формы управленческой отчетности;

Документооборотные процедуры сбора, обработки и представления информации пользователям.

Организация документооборота по центрам ответственности позволяет измерять результаты деятельности линейных менеджеров, оперативно отслеживать отклонения фактических значений показателей от целевых и выявлять их причины (управление по отклонениям). Под центром ответственности мы понимаем должностных лиц организации, которым делегированы полномочия и ответственность за выполнение определенных функций управления и для которых установлены целевые значения контролируемых показателей. К примеру, при построении управленческого документооборота в сфере финансов, могут выделяться центры ответственности за доходы и затраты, прибыль и инвестиции. Если система управленческого документооборота ограничивается отдельным структурным подразделением предприятия, то центры ответственности могут быть выделены по результатам декомпозиции функциональных областей деятельности. Например, в службе Главного инженера на промышленном предприятии могут быть выделены центры ответственности за достижение целевых показателей в таких областях, как: технологическое обеспечение; промышленная безопасность и экология; техническое обслуживание и ремонт оборудования; техническое развитие и прикладные научные исследования; обеспечение производства определенными ресурсами (электроэнергия, газ вода и др.).

Для того чтобы данные управленческого документооборота формировались целенаправленно, необходимо четко определить состав контролируемых показателей по центрам ответственности. При этом должны быть выполнены следующие действия:

1. Определение основной цели деятельности подразделений организации, которые охватываются системой управленческого документооборота. Цель деятельности подразделения определяется общей (стратегической) целью организации.

2. Декомпозиция основной цели деятельности на составляющие ее подцели и задачи. В результате декомпозиции получается набор задач, каждой из которых может быть поставлен в соответствие измеритель достижения результатов – показатель. При этом также происходит разделение подцелей и задач по уровням управления (стратегия, планы по реализации стратегии, бюджеты). В зависимости от потребностей менеджмента, управленческий документооборот может формировать показатели как для всех уровней управления, так и для какого-то отдельного уровня управления (например, документооборот по бюджетным показателям).

3. Далее по каждой задаче определяется набор показателей, отражающих результат ее выполнения. Практика показала целесообразность выделения двух групп показателей: ключевых и вспомогательных. Ключевые показатели оценивают деятельность предприятия (подразделения, службы и т.п.) в целом, то есть характеризуют степень достижения основной цели. Вспомогательные показатели, отражают степень выполнения требований и ограничений по достижению целей. Например, в функциональной области "экология" в качестве ключевого показателя может быть выбран уровень выбросов в атмосферу, а как вспомогательный – отклонения от установленных нормативов выбросов в окружающую среду.

4. После разработки множества контрольных показателей необходимо распределить их между выделенными ранее центрами ответственности. При этом устанавливается соответствие между составом решаемых задач в рамках центра ответственности и измерителями конечного результата его деятельности.

5. Завершающим этапом является определение целевых значений контрольных показателей, что является предметом планирования. Они могут выступать в качестве показателей, отражающих результат выполнения планов (например, значения доходов, затрат, прибыли в финансовом плане), либо выступать в качестве отправной точки для разработки планов. Например, определение целевого уровня рентабельности продаж служит основанием для разработки плана мероприятий по его достижению. Задача управленческого документооборота – формирование фактических данных о значениях контролируемых показателей и предоставление их заинтересованным лицам внутри организации.

Другим важным моментом является определение документооборотных периодов, то есть интервалов времени, по окончании которых становится доступной информация о значениях контролируемых показателей. Очевидно, что чем короче будут документооборотные периоды, тем выше оперативность управленческого документооборота. Вместе с тем, следует учитывать, что выбор коротких документооборотных периодов существенно усложняет процедуры управленческого документооборота, увеличивает его трудоемкость и выдвигает повышенные требования к профессиональной подготовке и интенсивности труда персонала, занятого в документооборотном процессе.

Постановка управленческого документооборота в организации должна быть инициирована высшим руководством, которое предварительно должно осознать свои потребности в получении информации для нужд управления. Для постановки управленческого документооборота целесообразно создать рабочую группу, руководитель которой должен обладать значительным авторитетом внутри организации, при этом ему предоставляются широкие полномочия в части получения необходимой информации от подразделений. Как правило, процесс формализации потребностей и постановки управленческого документооборота происходит с участием внешних консультантов, которые также входят в состав рабочей группы.

В процессе постановки управленческого документооборота в организации необходимо решить следующие задачи:

Определение функциональных областей, в которых предполагается построение или реструктуризация управленческого документооборота;

Выявление элементов существующего в организации внутреннего документооборота в рамках выделенных функциональных областей и оценка их адекватности реально протекающим хозяйственным процессам, а также информационным потребностям менеджмента;

Разработка концепции управленческого документооборота в организации и плана мероприятий по его построению;

Разработка структуры зон ответственности менеджеров;

Определение основных элементов системы управленческого документооборота и их регламентация;

Внедрение системы управленческого документооборота в организации и консультационное сопровождение процесса внедрения.

Оперативное хранение документации

С момента разработки документа (заведения дела) и до передачи в архив документы (дела) должны храниться в офисе фирмы или в специально отведенном для той цели помещении.

Дела должны располагаться вертикально в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и ограничивающих свободный доступ к ним. Хранить документы в рабочих столах более одного дня запрещается. Запрещается оставлять документы неоформленные и с грифом "конфиденциально" на рабочих местах без присмотра.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с Номенклатурой дел, копию которой размещают на дверце шкафа с внутренней стороны или на другом особо отведенном месте. На корешках обложек дел указываются номера дел по Номенклатуре дел.

Ответственность за организацию оперативного хранения документов и дел возлагается на руководителя фирмы.

Руководители направлений несут ответственность за сохранность документов по соответственным направлениям.

Секретарь-референт или специально назначенное лицо несет ответственность за сохранность всех документов и дел фирмы в пределах должностных обязанностей. Выдача дел сторонним организациям производится только с разрешения руководителя фирмы.

Изъятие документов из дел производится только с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Номенклатура дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, журналов, картотек и каталогов, заводимых в фирме, с присвоенными им индексами и указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел разрабатывается в целях обоснованной классификации документов, закрепления индексации дел и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Фирма разрабатывает форму Номенклатуры дел, обязательную для применения всеми службами и направлениями деятельности фирмы.

На разных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее, документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

По названию видов документов ("Акты", "Приказы" и т.д.);

По объектам, фирмам-контрагентам ("Документы по совместной деятельности с АО … за 19…г.");

По корреспондентам, с которыми ведется переписка ("Переписка с АО … по финансовым вопросам за 19…г.");

По грифу ограничения доступа к документам ("КТ", "Конфиденциально"), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона и т.д.

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой фирмы. Номенклатура дел разрабатывается (уточняется) в конце каждого календарного года по установленной форме, переоформляется, утверждается и вводится в действие с 1 января на очередной календарный год. Номенклатуру дел разрабатывает секретарь-референт или архивист предприятия.

При разработке Номенклатуры дел используют следующие документы:

Учредительные документы фирмы;

Положения о функциональных службах и направлениях деятельности;

Структура и штатная численность фирмы;

Штатное расписание фирмы;

Номенклатура дел прошлых лет;

Существующие картотеки, каталоги, журналы и другие документы фирмы;

Действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения;

Действующие основные правила работы ведомственных архивов;

Действующие нормативно-методические документы.

Номенклатура дел подписывается секретарем-референтом, визируется всеми руководителями направлений, предоставивший проекты в сводную номенклатуру дел и утверждается генеральным директором фирмы.

Номенклатуру дел фирмы оформляют на общем бланке и печатают в трех экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у секретаря-референта;

второй экземпляр – используется секретарем-референтом в качестве рабочего;

третий экземпляр – используется в Архиве фирмы.

По требованию руководителей направлений секретарь-референт направляет им выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Номенклатура дел, как правило, содержит сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы, и должна оформляться с проставленным реквизитом "гриф ограничения доступа". Соответственно организуется порядок ее хранения и формирования.

Номенклатура дел подразделяется на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений, организаций и предприятий с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли). Примерные номенклатуры дел – обязательный характер. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями (ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Следует различать также номенклатуру для структурного подразделения и сводную номенклатуру, которая состоит из номенклатур для структурных подразделений.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

Единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

Стабильность индексов дел;

Сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

1) не допускать употребление в заголовке дела неконкретных формулировок;

3) заголовок дел составляют из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида документов дела (например, журнал регистрации или разновидности документов дела (например, приказы, акты и т.д.), справочная картотека, переписка);

в) адресат или корреспондент документа (название фирмы, которой будут адресованы или от которой будут получены документы); (например, переписка с фирмой "Слезы ада");

г) краткое содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмой "Аист" по совместной деятельности);

д) название территории местности, с которой связано содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмами г. Вашингтон, США);

е) дата (период), к которым относятся документы дела (например, журнал регистрации входящих документов за 1997 год);

ж) указание на копийность документов дела (например, решения местных органов власти. Копии);

4) для договорных и отчетных документов в заголовке указывают временной период (например, квартальные отчеты по финансированию);

5) для переписки в общем случае указываются корреспондент и вопрос;

6) в заголовках личных (персональных), арбитражных, патентных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "Дело", например, "Дело по патентованию способа резки бумаги";

7) в заголовках дел, содержащих документы разного вида, по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", затем указывается, по какому вопросу, и в скобках перечисляются основные виды документов (например, документы о подготовке к международной выставке (списки экспонатов, справки участников, проспекты фирм, переписка и т.д.)).

В течение года в утвержденную номенклатуру дел допускается вносить сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

По окончании календарного года Служба ДОУ фирмы в конце Номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

1. Номинальный признак.

Основание для формирования документов в дело по номинальному признаку служит название их разновидности.

Пример: "Приказы", "Протоколы", "Акты", "Письма".

2. Предметный признак (предметно-вопросный), отвечающий на вопрос о чем документы дела.

Основание для формирования документов в дело по предметному признаку служит содержание документов. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

Пример: "Документы по внедрению новых форм оплаты труда. Положения, приказы, акты."

Этот признак целесообразно использовать при группировке в дела документов одного автора.

Пример: "Протоколы совещаний Дирекции фирмы "Имя фирмы".

4. Корреспондентский признак.

Корреспондентский признак используется при группировке переписки. При этом в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка или раскрывается содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Переписка: "Переписка с фирмой "Маяк", "Переписка с фирмами о совместной деятельности".

5. Территориальный признак (используется редко, документы нескольких авторов или корреспондентов).

Пример: "Переписка с фирмами Дании по вопросам поставки продукции".

6. Хронологический признак.

Применяют его при группировке документов за определенный период одного делопроизводственного года, но есть и дела "переходящие", т.е. такие, в которых подшиты документы за несколько лет.

Пример: "Ответы специалистов фирмы по командировкам за 1998 год".

7. Допускается заведение дел по комплексному признаку.

Например, планово-отчетные документы группируют в дела по номинальному, авторскому, предметному и хронологическому признакам одновременно.

Пример: "Квартальные отчеты фирмы "Маяк" по основной деятельности за 1998 год".

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел должен основываться на учете организационно-структурного построения аппарата организации и выполняемых им функций.

Классификационными делениями (разделами, подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческий функции или направления деятельности учреждения. Так, примерная номенклатура для лицея построена по направлениям деятельности. Ее разделами являются: дирекция, учебно-производственная работа, производственное обучение, учебно-воспитательная работа, общеобразовательная подготовка, физическое воспитание, военная подготовка, хозяйственная часть, бухгалтерия, библиотека, профсоюзный комитет. В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделениями являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости. За ними располагаются разделы характеризующие деятельность учреждения на общественных началах и деятельность его общественных организаций.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно. С этой целью в каждом разделе номенклатуры предусматривают резервные номера – пробелы. Заголовки дел на основе определения документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения.

Формирования дел

Формированием дел называется группировка документов в делах в соответствии с номенклатурой.

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов, в канцелярии учреждения, организации, предприятия.

Секретари структурных подразделений или лица, ответственные за работу с документами, группируют в дела исполненные документы по профилю своего подразделения. Не рекомендуются формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль за исполнением документов, справочно-информационную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) Требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело.

2) Следует помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с индексами и заголовками дел по номенклатуре, с правильно оформленными реквизитами и их наличием.

Пример: все документы, касающиеся выполнения конкретного договора (договор, календарный план, протокол соглашения о договорной цене, техническое задание, акты приемки-сдачи этапов и др.) размещаются вместе.

4) Приложения следует помещать вместе с основными документами, независимо от даты их составления, утверждения и копийности.

5) Следует группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных и личных дел.

6) Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно.

7) Машинограммы следует помещать в дела на общих основаниях.

8) Запрещается помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние и неподписанные экземпляры, черновики, размноженные копии.

9) Дело не должно превышать 250 листов, а его толщина – 40 мм.

10) Подлинники следует отделять от копий.

Исключение:

а) копии ответственных писем подписывают вместе с инициативными, копии инициативных – с ответственными;

б) копии документов, утверждаемых приказами или протоколами, подшивают вместе с оригиналами приказов, протоколов;

в) копии приложений формируют вместе с оригиналами сопроводительных писем.

11) Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных.

12) Утвержденные штатные расписания формы следует отделять от проектов и переписки по их утверждению.

13) Приложения большого объема (документы к заседаниям коллегии – повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решения и т.д.) следует группировать в отдельные тома.

14) Документы внутри дела располагают в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п.

15) Распорядительные документы, протоколы, акты следует размещать в деле в хронологической последовательности в порядке их номеров с относящимися к ним приложениями.

16) Положение, инструкции, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и их следует группировать вместе с указанными документами.

17) Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

18) Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, следует формировать в личные дела соответствующих сотрудников.

19) Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

20) Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Пример: пан на 1994 год, составленный в 1993 году, должен быть отнесен на 1994 год, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, следует формировать в дело за 1992 год.

21) Документы в отчетах следует располагать в следующей последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения.

Пример: пояснительная записка к отчету, баланс, приложения к балансу.

22) Документы, подготовленные к собраниям, заседаниям, совещаниям (доклады, сообщения, информация, расчеты, обоснования и др.) помещают после соответствующих протоколов в порядке рассмотрения вопросов.

23) Переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ – ответ помещают за документом – запросом.

24) Копия исходящего сопроводительного письма может подшиваться в дело без копий приложения, т.е. не обязательно делать копии копий.

25) Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу ("Конфиденциально") формируют отдельно от документов без этого реквизита.

26) При хронологической последовательности расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы подшивают в начале дела.

27) Вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения).

28) Справки с места жительства "медицинские справки" о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

29) Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

30) Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно, их рекомендуется располагать в хронологическом или алфавитном порядке.

31) Каждое заявление или жалоба и документы по их рассмотрению должны составлять в деле самостоятельную группу. В случае повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они должны быть подшиты в данную группу документов.

32) Документы по переписке следует группировать в дела за период календарного или учебного года (для учебных заведений).

33) В случае возобновления переписки по отдельному вопросу документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по данному вопросу.

34) Особую группу дел составляют дела с документами на открытия, изобретения.

35) На каждую поступившую заявку о выдаче авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче авторского свидетельства (патента) на изобретение, описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежи; заключение о наличии новизны в открытии (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизны; решение о выдаче авторского свидетельства или патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие).

36) Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подписываются в дело первого года.

37) Если используются импортные папки по делам на протяжении нескольких лет, используются разделители по годам.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Архив предприятия выполняет следующие основные функции:

1) Комплектование Архива документами, образующимися в результате деятельности фирмы, их прием, систематизацию, учет и хранение документов и дел.

2) Выдача документов, дел и других материалов, хранящихся в Архиве, во временное пользование, выдача архивных справок, копий и выписок из документов, т.е. информационно-справочная работа по архивным документам предприятия.

3) Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства, а также в оформлении дел, подлежащих сдаче в Архив.

4) Организация взаимодействия с органами и органами Государственной архивной службы России при решении вопросов об отнесении документов фирмы к составу архивного фонда РФ, их учета, уничтожения, хранения в архиве фирмы или передача на хранение в государственные архивы в установленном порядке.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок его хранения определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления значения не имеют. Так, например, переписка за 1990 г. с трехмесячным сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1.01.94 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и др.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Срок хранения документов по личному составу (личные дела, личные картотеки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятия создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В результате работы ЭК документы подразделяются на две группы:

1) предназначенные для архивного хранения;

2) подлежащие уничтожению.

В фирме устанавливается следующий порядок подготовки документов к передаче в Архив фирмы на хранение для последующего использования:

1. Проведение экспертизы ценности документов.

2. Оформление дел, подлежащих хранению в Архиве.

3. Составление и оформление описей дел.

4. Передача дел в Архив.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

Документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела;

Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

Подшить в конце дела заверительный лист, где указывается количество листов в деле;

На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

На каждую группу дел составляются отдельные списки (№ 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

Переплести дело или прошить его в четыре протокола;

Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах храняться в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

Дела по личному составу предприятия (опись № 2);

Дела по основной (производственной) деятельности (опись № 1).

На каждую группу дел составляются отдельные списки (№ 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, где в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу на уничтожение. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых а архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема передачи, а так же подписи участников приема-передачи.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя дела для заверительной надписи, а в начале дела – бланк внутренней описи, нумеруют в развернутом виде арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задавая реквизитов документам.

Листы по каждому тому или части нумеруют отдельно. Иллюстрации нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивают и нумеруют в верхнем правом углу как один лист.

В начале дела помещается внутренняя опись.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу ценности документов и составление актов о выделении к уничтожению документов и дел ЭК осуществляет на основе следующих групп критериев:

время образования документа;

2. Критерии содержания:

значимость события, зафиксированного в документе;

3. Критерии внешних особенностей документа:

юридическая достоверность документа;

наличие резолюций, пометок;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Обложку дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляют следующим образом. На обложке дела указывают:

Наименование фирмы-учредителя (если имеется);

Организационно-правовую форму фирмы;

Наименование фирмы;

Наименование направления деятельности функциональной службы или структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Дата дела (годы заведения и окончания дела);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Место для представления архивного шифра дела;

Гриф ограничения доступа.

Срок хранения дела переносят на обложку из номенклатуры дел фирмы.

Описи дел составляют отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела временного (свыше 10 лет) хранения;

Дела по личному составу;

Дела, состоящие из специфических, фирменных документов;

Служебные внутрифирменные издания;

Дела с грифом "конфиденциально".

Опись дел составляют в 3 экземплярах:

1-ый передается в Архив с делами вместе;

2-ой прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии фирмы;

3-ий остается в фирме в качестве контрольного.

Выводы

Грамотная систематизация и хранение документов управленческого значения – есть залог эффективного, своевременного принятия необходимых управленческих решений. А от этого в свою очередь зависит жизнеспособность самой организации.

Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы.

В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой – секретариат.

С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются.

Эффективность функционирования секретариата в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней.

Литература

1 Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии? -М.: ИНФРА-М,2005.-96 с.

2 Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. – М.: АО Технолюкс-2, ДОДР, 2005.- 174 с.

3 Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: АО Бизнес-шк. Интел-Синтез, 2004.- 115 с.

4 Архипов В.Н., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распоряди-тельная документация: Учеб. пособие. – М.: Изд-во Стандартов, 1983. – 128 с.

5 Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в госаппарате: Учеб.пособие. – Казань: КГУ, 1989.- 184 с.

6 Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во Стандартов, 1999.- 160 с.

7 Веселов П.В. Профессия – секретарь. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2004.- 96 с

8 Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 74 с.

9 Власов Л.В. Секретарь-помощник руководителя. – Л.:Лениздат,1999.- 109 с.

10 Дашков Л.П. Данилов А.И. Предпринимательство и бизнес. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2005.-304 с.

11 Деловое досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 88 с.

12 Демачев С.И., Кукина Е.И. Самоучитель машинописи: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 2005.- 240 с.

13 Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М.: Бизнес-шк..Интел-синтез,2003. – 98 с.

14 Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. – М.: Московский рабочий.2003.-247 с.

15 Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке. – М.: Высш. шк., 2004.- 203 с.

16 Настольная книга секретаря-референта. – М.: Менеджер,2005.-217 с.

17 Настольная книга хозяйственного руководителя, предпринимателя, коммерсанта, бизнесмена. – М.: ИВЦ Маркетинг, 2003.- 236 с.

19 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР,2004.-144 с.

20 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия на основе нового стандарта ГОСТ Р 6.30-97.-М.: ПРИОР,2005.-144 с.

21 Харрисон Д. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ.- М.: Экономика, 1998.- 128 с.