Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из отдельных элементов, которые, как правило, располагаются в следующей последовательности:

• название вида дела (дело, переписка, журнал, книга и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, справки, докладные записки и т.д.);
• название организации, структурного подразделения, должности (т.е. указание автора документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела (проставляется в заголовках дел, содержащих копии документов).

При формулировке заголовка конкретного дела из приведенного списка выбираются те или иные элементы, их состав определяется характером документов дела.

Заголовок дел с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, к которым относятся документы дела, копий- ности документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».

Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата(-ов) или корреспондента(-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой CAO г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Тамбова о назначении пенсий работникам ОАО».

При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».

В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы разнообразных видов, но связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении региональных выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам заседания Совета директоров».

Заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида или разновидности, начинают с указания этого вида (разновидности) документов во множественном числе.

Название структурного подразделения и должностного лица - авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».

Достаточно сложным представляется правильное название дел с перепиской. Переписка составляет около 80% от всей документации, но в разных организациях (или структурных подразделениях) ее количество может быть различным. В зависимости от объема переписки используют более или менее детализированное наименование дела.

Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.

Если документов сравнительно немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».

Если переписки много, дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой “ПРЕМЬЕР” о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».

При внесении в заголовки дел с перепиской административно- территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».

В случае включение в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за_г.».

Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1 Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

Заголовки дел;

Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).

Если индексирование производилось ранее:

Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

Внесение дел, заведенных в течение года;

Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

Заполнение графы 3 «Количество дел»;

Подсчет количества дел по каждой категории;

Составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

1. Индекс.
2. Наименование.
3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/... начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/...;
• 01-03/....

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2020 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является ;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в , если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов: простые , обобщенные , сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:

Указание вида дела, вида или разновидности документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

Корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

Предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

Территория (географический признак, который указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь).

Время (событий или составления документов);

Формальные признаки (подлинность или копийность)

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Реквизиты документа	Признаки заведения дел	Элементы информации заголовка	Критерии экспертизы ценности	Признаки классификации дел внутри фонда
вид документа	номинальный	вид документа, вид дела	Вид документа	номинальный
	корреспондентский	Корреспондент	корреспондент	корреспондентский
заголовок	предметно-вопросный			предметно-вопросный
	географический	Территория	место события	географический
	хронологический		дата события	хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните : Понятие “материалы” применяется когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, с которым относятся документы дела, копийность документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».

Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата (-ов) или корреспондента (-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой САО г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Астрахани о назначении пенсий работникам ОАО».

Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.

Если документов сравнительной немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».

Если переписки много, то дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «ПРЕМЬЕР» о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».

При внесении в заголовки дел с перепиской административно-территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».

В случае включения в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за 2011 г.».

При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».

Название структурного подразделения и должностного лица – авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».

Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости – заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовков дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Лекция 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЦД

Для организации и проведения ЭЦД, образовавшихся в деятельности АО, их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения создается ЭК. Комиссия создается как постоянно действующая, ее председателем, как правило, назначается один из руководителей общества.

При наличии в АО крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей ЦЭК, а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – ЭК. ЭК организуют и проводят ЭЦД и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют ЭЦД в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЭК общества создается как совещательный орган при руководстве общества. Положение о ЭК АО утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЭК должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.

ЭК создается приказом руководителя общества (не менее 3 человек). Должностной состав ЭК определяется каждым АО индивидуально. Как правило, в состав ЭК включают заведующего архивом, начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем ЭК, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседание ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.

Протоколы, содержащие решения об:

Одобрении описей на дела постоянного хранения;

Одобрении описей на дела по личному составу;

Одобрении проектов номенклатур дел;

Изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, -

Утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Таким образом, в делах службы ДОУ общества формируется отдельное дело «Протоколы заседаний экспертной комиссии ОАО за ___ год. В данное дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.

Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. На основании Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ данный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден генеральным директором общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка «ЭПК в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из состава таких дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляется в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел общества. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения ЭЦД.

В структурных подразделениях общества сотрудниками служба ДОУ выполняется оформление дел для сдачи в архив, составляются и оформляются описи дел. После их рассмотрения ЭК составляется акт о выделении к уничтожению документов, отобранных на первом экспертизы, за этот же период, за этот же период, за который составлены описи. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем согласно Положению о порядке и сроках хранения документов. По завершении этого этапа происходит передача документов в архив.

Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел общества. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей).

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за _____ год».

Дата дела может не указываться только на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовка дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точнгая датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, включенного в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При оформлении даты применяется буквенно-цифровой способ.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

После завершения оформления дел в структурных подразделениях составляются и оформляются описи дел на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.