Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из трех частей :

• Введение . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
  В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
• Констатирующая часть , в которой излагаются установленные факты.
• Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок, обследований, ревизий др.).

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

• указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
• для каких целей или в какую организацию выдана справка;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

справочно-аналитической документации

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной

и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.4.2. Составление и оформление справочно-

информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля .

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу . Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения .

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - от­метка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.

Носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных и организационно-правовых документов.

С помощью этой документации осуществляется вертикальные горизонтальные коммуникации.

Условно выделяют справочно-информационную документацию (протоколы, докладные и служебные записки, объяснительные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения)).

К справочно-аналитической документации относят акты, справки, сводки, отзывы, списки, перечни.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на заседаниях, как постоянно действующих, так и временных коллегиальных органах.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи и т.д.

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

· краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

Оформляются не позднее 5 дней со дня заседания. Ответственность возлагается на секретаря коллегиального органа.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Дата и номер соответствуют дате и номеру совещания.

В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности. Заголовок должен соответствовать виду документа (грамматически согласовываться).

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной фиксируется указание на председателя, секретаря, присутствующих (если менее 15 человек – указывается фамилия, инициалы; более 15 человек – составляется список приглашенных (указываются фамилия, инициалы, должность, место работы)). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня оформляется прописными буквами, вопросы о повестке дня располагаются по степени сложности и порядку обсуждения.

К каждому вопросу указываются фамилия и должность заказчика.

Основная часть оформляется по каждому вопросу повестки дня, строится по схеме: слушали – выступили - постановили.

В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии выступивших и краткий текст выступления. Он излагается в виде диалога.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение, которое должно формулироваться кратко, срочно.

Каждый пункт должен содержать принятое решение, срок исполнения, ответственный исполнитель.

По каждому вопросу повестке дня записывать результаты голосования.

Участник собрания или заседания, высказывавшийся против принятого решения может представить особое мнение в письменной форме, председателю заседания.

Протоколы подписываются председателем и секретарем при наличии президиума, подписывается всеми членами президиума.

Протокол вместе со всеми материалами по подготовке заседания или собрания подшивается в дело.

К протоколу прикрепляется:

1. план работы по подготовке

2. повестка дня

3. извещение

4. список присутствующих и приглашенных

5. тексты докладов, выступлений и проекты решений по каждому вопросу

6. протокол редакционной и счетной комиссии

7. особое мнение участников заседания

Протоколы заседания формируются отдельно от протоколов собрания.

Докладная записка (служебная)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятие решения.

Цель докладной: побудить к действию руководство.

Виды докладной:

1) Внутренняя записка (представляется руководителю организации, либо подразделения, создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации; Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка; Текст докладной должен содержать вводную часть, причину содержания документа и основную, в которой указываются факты, события, явления и предложения. Подписывается составителем).

2) Внешняя записка (представляется руководителю вышестоящей организации; Составляется на общем бланке организации, текст строится по схеме: первая часть – факты, события, цели создания; вторая часть – излагает анализ сложившейся организации; третья часть – излагает возможные последствия и результаты. Подписывается руководителем организации).

Предложение

Предложение – документ, представляющий разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную, в которой излагается обоснование и заключительную, в которой излагаются сами предложения. Подписывается составителем.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем. (Может быть написана от руки).

Заявление

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (вид документа, дата, адресат, автор, текст). Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению прилагается приложение. Подписывается заявителем.

Представление

Представление –документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной должности, мотивы назначения, должность и подразделение, куда предлагают назначить ил перевести работника.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

Письма

Служебные или деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по почте.

Виды писем:

1. инструктивные

2. гарантийные (подписываются руководителем и главным бухгалтером по финансовым вопросам)

7. письма-приглашения

8. поздравления

9. сопроводительные

Письма подготавливаются в определенной последовательности:

1. изучение вопроса, излагаемого в письме

2. сбор сведений информации

3. подготовка проекта письма

4. согласование и визирование

5. внесение дополнений, изменений в проект и окончательное оформление

6. подписание

7. регистрация

8. отправка (либо как простое письмо, либо заказное, либо ценное)

Оформляется на бланке письма. Текст должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр). Текст состоит из 2-3 частей. Первая часть – вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть - основная, где излагается существо вопросов, третья часть – заключительная, в которой формулируется основная цель письма. Обязательные реквизиты: адресат, текст, дата, номер, подпись. Визируется заинтересованными лицами на втором экземпляре письма, остающимся в деле

Претензионные письма

Претензия – документ о нарушении конкретных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Предъявляется в отношении качества товара, услуг, объемов, сроков, поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта, содержит основу для предъявления претензий и доказательств.

Кроме основных реквизитов письма, в претензии указываются:

1) основания для предъявления претензии со ссылкой на нормативные акты.

2) требование заявителя, сумма претензии и ее расчет

3) банковские реквизиты заявителя

4) перечень прилагаемых документов к претензии

Претензии предъявляются в определенные сроки (2 месяца); подписываются руководителем организации; заверяется печатью.

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующие вопросы:

1. о принятии претензий к рассмотрению

2. об удовлетворении претензии полностью или частично (дата, номер платедного получения при оплате)

3. о неудовлетворении претензии

Ответ подписывается руководителем, заверяется печатью, оформляется в соответствии с АПК (арбитражный процессуальный кодекс)

Объем не должен превышать двух страниц. Оформляется заказным корреспондентом с уведомлением.

Оформление считается досудебным или претензионным порядком урегулирования разногласий между сторонами

Исковое заявление

Исковое заявление - письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Форма заявления определяется АПКРФ. В заявлении указываются:

· наименование арбитражного суда,

· вид документа,

· заголовок к тексту

· наименование лиц, участвовавших в деле

· текст с указанием обстоятельств, на которых основано исковое заявление

· доказательства

· цена иска и ее расчет

· требование истца

· сведения о соблюдении досудебного урегулирования споров

· приложения

Кассационная жалоба

Кассационная жалоба – письменное требование к суду об изменении решения, противоречащего признанию субъективного права заявителю.

Оформляется в соответствии с АПКРФ. Реквизиты:

· наименование адресата

· наименование адресанта

· вид документа

· заголовок

· текст (указывается требование лица, подавшего жалобу, формулируется указание на то, в чем заключается нарушение норм материального права, номер дела, дата принятия решения, предмет спора в суде)

· отметка о приложении

Подписывается доверенным лицом.

Телеграмма

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста.

Составляется при необходимости срочного решения вопроса, подразделяется на виды и категории.

По сроку прохождения к простым относят обычные телеграммы, доставляемые адресату в течение 6 часов. К срочным относят телеграммы, доставляемые в течение 3 часов.

Оформляется на бланке телеграммы, лиюо на стандартном листе бумаги, форматом А5 по установленной форме.

Обязательные реквизиты:

2) вид документа

3) телеграфный адрес получателя

4) текст (оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если они не искажают содержание предмета, знаки пишутся сокращенно, цифры словами, после текста ставится точка (тчк)

5) дата, номер телеграммы

6) подпись (отдельной строкой, в расшифровке не указывать инициалы)

7) после подписи проводится черта, под ней пишется адрес отправителя, дата составления (прописными буквами, четко, без помарок на одной стороне листа).

Факсограмма

Факсограмма – обобщенное название различных документов, передаваемые по каналам факсимильной связи и получаемое на бумажном носителе копия документа.

Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.

При соблюдении определенных процедур Факсограмма обладает юридической силой.

Телефонограмма

Телефонограмма используется для оперативной передачи информации информативного характера.

Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале. Обязательные реквизиты:

2. затем указывается наименование документа, дата и номер документа

3. текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем.

4. при передаче текста записываются сведения о получателе телефонограммы (наименование, должность)

5. кто принял

6. дата приема и время окончания приема

Электронное сообщение

Электронное сообщение – документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученной в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копией, отпечатанной на принтере.

Оформление справочно-аналитической документации

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.

Виды актов:

1. ревизии

2. приема и передачи

3. обследования

4. инвентаризации

5. расследований аварий и несчастных случаев

6. ликвидации помещения

7. приема сдачи

8. о выделении к уничтожению документов и дел

9. коммерческие

Все акты составляются коллегиально. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем. Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.

После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после проверки на общем бланке организации. Вил документа пишется прописными буквами, далее дата и номер акта. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Текст состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен. В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы. При необходимости фиксируется вывод и заключение. Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы. При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.

В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Справка (по основной деятельности)

Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки по основной деятельности могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем.

Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование акта структурного подразделения, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, место издания.

Текст состоит из 2 частей: в первой указывается причина составления документа. Во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста). Внутренние справки подписываются составителем.

Адресат справки оформляется по основной форме.

Справка составлена для подтверждения сведений. Оформляется на бланке формата А5. Указывается автор, справочные данные об организации, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, заголовок, адресат, текст.

Подписывается руководителем и главным бухгалтером, либо начальником службы персонала. Заверяется печатью.

Сводка

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В ней излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам и связанные одной темой, в сводке можно приводить сведения об источнике информации.

Оформляется как справка, текст может быть в табличной форме.

Внутренняя сводка подписывается составителем, внешняя – руководителем.

Заключение

Заключение – документ, содержащий выводы, мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу.

Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д.В заголовке указываются названия документа и вопрос, на который заключение подготовлено. Текст состоит из 2 частей. В первой излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса. Во второй даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения.

При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо.

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Оформляется аналогично заключению.

Перечень

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный с целью распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации, текст в виде таблицы. Подписывается составителем. Утверждается руководителем или вышестоящим органом.

Порядок составления и формы перечня регламентируются инструкциями и методическими документами.

Список

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

Отчетная документация

Отчетная документация – документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

1. государственная статистическая отчетность

2. ведомственная отчетность

3. внутри учрежденческая отчетность

Отчет

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, сведений, заданий.

Представляется руководителем структурного подразделения. Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе. В отчете дается описание и заключение работы.

Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Утверждается руководителем или вышестоящей организации.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы. Срок хранения 5 лет или постоянное хранение.

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.

Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.

Текст состоит из 2 частей:

• 1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.
• 2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.

Коммерческие акты - это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.

Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.

Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).

Текст справки состоит из 2 частей:

• 1) Во вводной части указывается причина составления справки.
• 2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.

Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.

Сводка - это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.

Заключение - это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.

Текст состоит из 2 частей:

• 1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса
• 2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

1. 1. Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие . Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной . Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня . Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.